Документ на машинен носител придобива правна сила, при условие че са изпълнени изискванията за неговото изпълнение, които са изброени по-долу и отговарят на GOST 6.10.4-84.
Документът на машинен носител трябва да бъде записан, изработен и маркиран в съответствие с изискванията на ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ 8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ 6.10.1- 80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-77 - ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 1977-74, ГОСТ 1978-74, а информацията е кодирана според всички -Съюзни класификатори на технико-икономическа информация. При липса на общосъюзни класификатори необходимата информацияразрешено е използването на кодове на регистрирани междуотраслови класификатори.
Машинограмата трябва да бъде създадена, като се вземат предвид изискванията държавни стандартина единни системи за документация.
Записването на документ на машинен носител и създаването на машинограма трябва да се основава на данните, записани в оригиналните (първични) документи, получени чрез комуникационни канали от автоматични записващи устройства или в процеса на автоматизирано решаване на проблеми.
Документ на машинен носител или машинопис трябва да съдържа следните задължителни данни:
Име на организацията - създател на документа;
Местоположение на организацията - създател на документа или пощенски адрес;
Заглавие на документа;
Дата на изготвяне на документа;
Кодът на лицето, отговорно за правилността на изготвянето на документ на машинен носител или машинограма, или по правило кодът на лицето, което е одобрило документа.
Задължителните детайли на документа на машинен носител трябва да бъдат поставени по начин, който позволява еднозначно идентифициране на детайлите.
Задължителните данни на машинописа трябва да бъдат отпечатани и поставени в съответствие с изискванията на държавните стандарти за унифицирани системи за документация.
Реквизитът "Име на организацията - създателят на документа" трябва да бъде написан в следната форма: идентификационен код съгласно Всесъюзния класификатор на предприятията и организациите (ОКПО) и името на организацията. Могат да се използват установените съкращения.
За организации, които нямат права юридическо лице, трябва да посочите OKPO кода на организацията, на която са подчинени.
Реквизитът "Местоположение на организацията - създателят на документа" трябва да бъде написан в следната форма: идентификационен код съгласно Всесъюзния класификатор "Система за обозначаване на обекти на административно-териториалното деление на СССР и Съюза" републики, както и населени места“ и името на населеното място, в което се намира организацията.
Реквизитът "Име на документа" трябва да бъде написан в следната форма: идентификационен код и наименование на формата на документа съгласно Всесъюзния класификатор на управленските документи (OKUD) за документи с общосъюзно предназначение или клон ( ведомствен), републикански класификатор на управленска документация - за браншови (ведомствени), републикански форми на документи .
Атрибутът "Дата на производство на документа" трябва да бъде записан в съответствие с изискванията на GOST 6.38-72 и да се посочи времето на запис на документа, което позволява да се идентифицира с протокола на машината.
Реквизитът "Код на лицето, отговорно за правилното изготвяне на документа на машинен носител и машинни схеми" или "Код на лицето, одобрило документа" трябва да бъде изписан в следната форма: идентификационен код и длъжност, фамилия на лице, отговорно за правилното изготвяне на документа на машинен носител и машинни програми, или лицето, одобрило документа. Собствеността на кода от конкретно лице трябва да бъде регистрирана в организацията, създала документа на машинен носител или произвела машинограмата, както и да се създаде технически софтуер и организационни условия, които изключват възможността за използване на кодове на други хора.
Оригиналите, дубликатите и копията на документа на машинен носител и машинограмите, получени от стандартния софтуер на този компютърен комплекс, имат същата юридическа сила, ако са съставени в съответствие с изискванията на този стандарт.
Оригиналът на документ на машинен носител е първият във времето запис на документ на машинен носител, съдържащ индикация, че този документ е оригинал.
Оригиналът на машинописа е първото компютърно отпечатано копие на документа на хартия и съдържащо указание, че този документ е оригиналът.
Важно е да запомните, че съгласно GOST R 6.30-97 идентификаторът на електронно копие на документ е знак (долен колонтитул), поставен в долния ляв ъгъл на всяка страница на документа и съдържащ името на файла на машинен носител, датата и други данни за търсене в организацията.
Всички дубликати на документ на машинен носител са по-късни във времето, автентични по съдържание записи на документ на машинен носител и съдържащи указание, че тези документи са дубликати.
Всички дубликати на машинописа са по-късни във времето, автентични по съдържание разпечатки на хартия, съдържащи указание, че са дубликати.
Копия на документ на машинен носител или машинопис са документи, преписани от оригинал или дубликат на машинен носител или машинопис на друг носител, автентични по съдържание и съдържащи указание, че тези документи са копия.
Дубликатите и копията трябва да съдържат задължителните данни, съдържащи се в оригиналния документ на машинен носител или машинна програма.
Още по темата 33.. ПРИДАВАНЕ НА ПРАВНА ВАЛИДНОСТ НА ДОКУМЕНТИ НА МАШИНЕН НОСИТЕЛ:
- Разследване на факти за незаконен достъп до компютърна информация
- 33.. ПРИДАВАНЕ НА ПРАВНА ВАЛИДНОСТ НА МАШИННИ ДОКУМЕНТИ
- Тема 17. Принудително изпълнение на задължения и платежни документи
- Приемане от нотариус на документи, съставени в чужбина. Понятието и изискванията към формата и съдържанието на апостил
Една от целите на документалната подкрепа на управлението е доказването на дейността на организацията. Само за да може понякога да се аргументира някакво действие или решение, да се докаже някакво събитие в живота на компанията и се извършва офис работа. Но не всеки документ може да стане доказателство, а само един от тях, който има така наречената правна сила. Каква е правната сила на документа и как да го постигнем, разбираме статията.
Правна сила на документа
Правна сила на документа: свойството на официален документ да се нарича правни последици. Това определение дава
С други думи, правно значим документ може да бъде представен на съда като доказателство, може да бъде приложен към договора, представен при всяка проверка. Сега нека видим как да различим документите, които имат правна сила, от тези, които нямат.
Реквизити, които придават правно действие
Основните реквизити („първи ред“), които придават правна сила на документа, са подписът и.
Само упълномощено лице има право да подписва всеки документ. Така например изпълнителният директор може да подпише всеки документ в своята компания. Директорът по персонала може да подписва всички или някои документи за персонала, но само ако има пълномощно за това. И пълномощното е издадено и подписано от същия генерален директор. Ръководителят на отдела може да подписва например указания, които се отнасят само за неговия отдел. Но правото за това отново му е дадено от първия човек на компанията. Същото важи и за твърденията.
На един документ може да се постави подпис или печат за одобрение.
Реквизитът от „втори ред“, от който може да зависи и правната сила на документа, са регистрационните данни на документа ( , ). Това включва и формата на документа, който, въпреки че не е реквизит, съчетава няколко наведнъж. В същото време имайте предвид: без подпис / печат за одобрение документът, въпреки че е регистриран и отпечатан на формуляр, няма да има никаква правна сила.
Правна сила на копие от документ
Сам по себе си той няма правна сила. Всичко се променя, ако направите сертификационен знак върху копието. Знакът означава, че точно това копие е абсолютно еквивалентно на оригинала и има конкретно лице, което отговаря за това - той подписва марката.
Правна сила на електронния документ
Недвусмислено и недвусмислено електронният документ има правна сила само в един случай: ако е подписан със засилен квалифициран подпис официален. Тези подписи се регистрират в специално оторизирани сертифициращи органи.
На организационно ниво е възможно чрез издаване на подходящ местен регламент да се установи, че действие, извършено от акаунт на служител, има правна сила. Например, ако служител приеме задача в EDMS, като преди това е влязъл в системата със своето потребителско име и парола. Но това е само в рамките на компанията: в външна средамалко вероятно е да се докаже, че това конкретно действие е извършено от това конкретно лице.
Правим извода, че правна сила имат само оригиналните документи на хартиен носител и техните заверени копия, както и електронните документи, подписани със засилен квалифициран електронен подпис.
За формиране на документооборота на отдел "Личен състав".
* списък на необходимите кадрови документи, видове и разновидности на кадровата документация
* номенклатура на делата
* групиране на документи в дела
изисквания за оформяне на документация за персонала, придаваща на документите правна сила
- Продължение 1 опции за дизайн
* инструкция за управление на досиета на персонала
* подготовка на файлове на службата за персонал за прехвърляне в архива на организацията, периоди на съхранение
* отговорността на работодателя за нарушаване на изискванията за поддържане на кадрови досиета
Какви са изискванията за водене на управление на кадровите досиета
Квалифицираното управление на досиета на персонала включва документиране на всички кадрови проблеми в съответствие с установените правила за обработка на документи. Изискването за документиране на информация за определени правиласъздаден с Федералния закон от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“.
От член 11 от Федерален закон № 149-FZ:
- -Законодателство Руска федерацияили по споразумение на страните могат да бъдат установени изисквания за документиране на информация.
- - Във федералните изпълнителни органи информацията се документира по начина, установен от правителството на Руската федерация. Правила за деловодство и документооборот, установени от други държавни органи, органи местно управлениев рамките на своята компетентност трябва да отговарят на изискванията, установени от правителството на Руската федерация по отношение на деловодството и документооборота за федералните изпълнителни органи.
За управленските дейности правната сила на документите е много важна, тя потвърждава, че документите могат да служат като вярно доказателство за информацията, съдържаща се в тях. Съдебната практика знае много примери, когато една организация загуби дело поради неправилно изпълнени документи за персонала, съставени в нарушение на изискванията на съответния GOST, тъй като те не се приемат в съда като писмено доказателство и нямат правна сила. Това е още едно потвърждение, че в трудовите отношения (особено в ситуация на уволнение) е необходимо да се спазват всички формални тънкости на управлението на досиетата на персонала.
Правила за документиране
За да форматирате правилно документ, първо трябва да определите към коя група документи или документационна система принадлежи.Съгласно клауза 2.1 от GOST R 51141-98 документационната система се признава като набор от документи, свързани помежду си според признаците на произход, цел, вид, обхват на дейност, единни изисквания за тяхното изпълнение.
В съответствие с Общоруския класификатор на управленската документация OK 011-93, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 декември 1993 г. № 299, управлението на досиетата на персонала трябва да включва две системи от документи:
- единна система от организационна и разпоредителна документация;
- единна система от първична счетоводна документация (група документи за отчитане на труда и неговото заплащане).
Правила за документираневключени в системата на организационната и административната документация, определени от GOST R 6.30-2003, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 3 март 2003 г. № 65-ст.
Този стандарт установява изисквания за изготвяне на подробности за документи и формуляри на документи.
Указания за употреба и пълнене унифицирани форми(19 формуляра за отчитане на персонала и 11 формуляра за отчитане на използването на работното време и разплащанията с персонала за заплати) първичната счетоводна документация за отчитане на труда и неговото плащане се съдържа в Постановлението на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1.
Въпреки това, GOST R 6.30-2003 съдържа списък с подробности, който съдържа 30 надписа, за съжаление не е посочено кои конкретни надписи придават на документа правна сила. Не всички надписи обаче засягат правната сила на документа.
И така, стандартът „Унифицирани системи за документация. Предоставяне на правна сила на документи на машинен носител и машинограма, създадени с помощта на компютърна технология GOST 6.10.4.-84 ”, одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 9 октомври 1984 г. № 3549, установява изисквания за съставяне на реквизити, които придават правна сила на документи върху машинен носител и машинограма, създадени с помощта на компютърна техника. Те включват: името на организацията - създател на документа; местонахождение на организацията - създател на документа или пощенски адрес; Заглавие на документа; дата на производство на документа; кодът на лицето, отговорно за правилността на изготвянето на документа на машинен носител или машинограма, или по правило кодът на лицето, което е одобрило документа. Но в допълнение към тези реквизити, документът може да съдържа допълнителни реквизити, които за определени видове документи могат да бъдат задължителни поради изискванията на закона или друг нормативен акт.
Електронна документация
Освен традиционните документи, съставени на хартиен носител, в съвременната система за обслужване на персонала се използват и електронни документи. В чл. 11 от Федералния закон № 149-FZ установява специални изисквания за такива документи:„Електронно съобщение, подписано с електронен цифров подпис или друг аналог на ръкописен подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на документ, подписан с ръкописен подпис, в случаите, когато федерални закони или други регулаторни правни актове не установяват или предполагат изискване да съставя такъв документ на хартиен носител” .
В същото време правната сила на електронен документ по силата на този закон се потвърждава от електронен цифров подпис. Правната сила на електронния цифров подпис се признава, ако в автоматизираната информационна система има софтуерни и хардуерни средства, които осигуряват идентифицирането на подписа, и ако се спазва установеният режим на тяхното използване. Освен това разпоредбите на споменатия федерален закон не забраняват използването на други аналози на ръкописен подпис като реквизити, идентифициращи информация в електронни документи.
Като цяло съставът на детайлите на електронния документ трябва да отговаря на изискванията на GOST R 6.30-2003.
Освен това GOST R 6.30-2003, изброяващ състава на детайлите, използвани при изготвянето на документи, не определя тази концепция. Определението съдържа GOST R 51141-98, според който са детайлите на документа задължителен елементрегистрация на официален документ (клауза 2.1 от GOST R 51141-98).
Придаване на правна сила на документи
Юридическата сила на документа се осигурява от набор от реквизити, установени за всеки вид документ, и изпълнение на формуляр, който отговаря на стандарта.Трябва да се помни, че различните документи се състоят от различен набор от подробности и когато съставяте един документ, не е необходимо да използвате всички подробности, описани в GOST. Някои реквизити са взаимно изключващи се, например изискването „Справочни данни за организацията“ е посочено само с букви, докато „Име на вида на документа“ не е написано на бланката. В процеса на изготвяне и обработка на документи съставът на задължителните реквизити може да бъде допълнен с други реквизити, ако целта на документа, неговата обработка го изискват. Можете да добавите допълнителни подробности към унифицираните форми на документи. Например, под формата на заповеди за наемане и освобождаване на служители, добавете подробностите „подпис на ръководителя на отдела по персонала“, „подпис на непосредствения ръководител“. Не се допуска обаче премахването на отделни реквизити от унифицираните форми.
Съставът на детайлите, характеризиращ конкретен документ, се определя от целите на създаването на документа, неговата цел, изискванията за съдържанието и формата на този документ, метода на документиране.
Основният документ, който установява състава на детайлите и изискванията за тяхното изпълнение, е GOST R 6.30-2003.
Този документ установява следните подробности, които се използват при подготовката и изпълнението на организационни и административни документи - резолюции, заповеди, заповеди, писма, протоколи, актове и други документи, включени в OK 011-93 (OKUD):
Код на формата на документаи записани в съответствие с Всеруския класификатор на управленската документация (OKUD). OKUD е неразделна част от Единната система за класификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация и обхваща единни системи за документация и формуляри на документи, разрешени за използване в националната икономика.
Емблема или търговска марка на организация(сервизен знак) се поставя върху бланката на организацията в съответствие с Хартата (правилника за организацията).
Кодът на организацията (ОКПО) се записва в съответствие с общоруския класификатор на предприятия и организации.
ОГРН- основният държавен регистрационен номер на юридическо лице се поставя в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.
TIN/KPP- идентификационният номер на данъкоплатеца / кодът на основанието за регистрация се поставя в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.
Име на компания, който е автор на документа, трябва да съответства на името, фиксирано в учредителните му документи. Над името на организацията посочете съкратеното, а при липса на него - пълното име на организацията майка (ако има такава). Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е заложено в учредителните документи на организацията. Съкратеното наименование (в скоби) се поставя под или след пълното наименование. Имената на организациите на субектите на Руската федерация, които наред с държавния език на Руската федерация (руски) имат държавния език на субектите на Руската федерация, се отпечатват на два езика.
Името на клона, териториалния офис, представителството се посочва, ако е авторът на документа, и се поставя под името на организацията.
Справочна информация за организацията включвавключително: пощенски адрес; телефонен номер и друга информация по преценка на организацията (номера на факс, телекс, банкови сметки, електронен адрес).
Името на вида документ, съставен или публикуван от организацията, трябва да се определя от устава (правилника за организацията) и трябва да съответства на видовете документи, предвидени от OKUD (клас 0200000). Например „Правила за вътрешния трудов ред“, „длъжностна характеристика“.
Датата на документа едатата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземане на решение), за акта - датата на събитието.
Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една (една) дата.
Позволен два начина за форматиране на датата на документа: числово или слово-числово.
С цифровия метод датата на документа се изготвя с арабски цифри в последователността:
ден от месеца, месец, година. Денят от месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка; година - четири арабски цифри.
Например датата 5 февруари 2011 г. трябва да бъде написана като следния запис: 02/05/2011.
Разрешено е форматирането на датата в последователност: година, месец, ден от месеца, например 2011.02.05.
Този начин на украса дати намира широко приложениев архиви - датите на рафтовете, папките и другите документи се изписват в "обратна" последователност.
Със словесно-числовия метод трябва да се изготви датата: 05 февруари 2011 г.
Регистрационният номер на документа еот поредния му номер, който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекс на делото съгласно номенклатурата на делата, информация за кореспондента, изпълнители.
Регистрационният номер на документ, публикуван съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документа на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда на авторите в документа.
Регистрационният номер на документа се определя въз основа на вписването в съответната регистрационна форма. Разграничават се следните видове регистрационни формуляри: регистрационни и контролни карти (RKK); регистрационни дневници (книги); екранни форми (при използване на компютърни технологии). Формулярите на някои списания и книги са одобрени от официални органи. Например, формата на книгата за отчитане на движението на трудови книжки и вложки към тях е одобрена с постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. № 69 „За одобряване на инструкции за попълване трудови книжки”.
Но повечето форми разработени по ваша преценкаработодател. Формуляри на документи можете да разгледате на страница Формуляри на документи
Нерегистриран документ няма правна сила!!!
Линк към регистрационен номер и датадокументът включва регистрационния номер и датата на документа, на който трябва да се отговори. Този атрибут е задължителен за писма.
Място на компилацияили изданията на документа са посочени, ако е трудно да се определи чрез детайлите „Име на организацията“ и „Справочни данни за организацията“. Мястото на съставяне или публикуване се посочва, като се вземе предвид приетото административно-териториално деление, могат да се използват само общоприети съкращения.
адресатмогат да бъдат организации, техните структурни подразделения, длъжностни лица или лица. При адресиране на документ до длъжностно лице инициалите се посочват пред фамилията.
Името на организацията и нейното структурна единицапосочени в именителен падеж. Длъжността на лицето, до което е адресиран документът, се посочва в дателен падеж,
Например:
до главен изпълнителен директор
АД Парус
В.А. Лаптев
или
ООО "Маяк"
Счетоводство
главен икономист
В.М. Кочетова
ПРОДЪЛЖЕНИЕ 1 на СТР
Юридическата сила е свойство на официален документ, съобщено му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установената процедура за регистрация. Липсата на необходимите данни или тяхното неправилно изпълнение може да доведе до факта, че документът няма да има правна сила (например няма подпис или дата). Ако не съдържа заглавие към текста или бележка за художника, това само ще доведе до определени затруднения при работа с документа, но няма да повлияе на правната му стойност.
Задължителни реквизити, които осигуряват правната сила на документите, са:
име на организацията (официално) - авторът на документа;
наименование на вида документ; дата на документа;
регистрационен номер;
печат за одобрение на документа;
текст; подпис;
Подписът е задължителен реквизит на всеки документ. Длъжностно лице, подписващо документ, носи отговорност: за автентичността на документа; за всички възможни последствияизпълнение (изпълнение) на документа. Правото на подпис се предоставя на определени лица и може да бъде фиксирано: в устава на предприятието; в правилника за предприятието (за структурната единица); в инструкциите за деловодна работа; в длъжностната характеристика на служителя; при разпределението на задълженията. Документите на организацията се подписват от директора или неговите заместници. Документите на структурните подразделения се подписват от техните ръководители. По редица въпроси други служители, например водещи специалисти на предприятието, могат да имат право да подписват. Подписът се поставя върху първия екземпляр на документа, ако е необходимо - върху други екземпляри, например при сключване на споразумение.
Датата на документа е един от най-важните детайли на документа. Липсата на дата върху документа го прави невалиден.
Печатът е правно значим реквизит и се използва за удостоверяване на подписа на длъжностно лице върху най-важните (или финансови) документи.
Печатът свидетелства: за автентичността на документа, за принадлежността на документа към организацията, посочена върху печата. Печатът се поставя върху документи, публикуването на които включва:
- - всякакви правни последици, например създаване, реорганизация на предприятието;
- - материални последици, като прехвърляне материални активи, удостоверение за правото на организация или лице върху нещо.
Печат за одобрение - някои документи придобиват правна сила само от момента, в който бъдат одобрени от ръководителя или по-висш орган. Одобрителният печат е реквизит на официален документ, който придава нормативен или правен характер на неговото съдържание. Задължително одобрение подлежат на: харти, правилници за предприятия (клонове); щатни разписания; актове за инспекции, актове за приемане и предаване; длъжностни характеристики; оценки, бизнес планове, отчети и др. П.
Регистрационният номер е допълнителна гаранция за автентичността на документа. Това показва, че документът е преминал всички етапи на обработка, регистриран е и следователно е официален документ на предприятието. Електронният цифров подпис се използва за придаване на правна сила на електронен документ. Електронният документ се признава за правно значим само ако резултатът от проверката на автентичността на електронния цифров подпис е положителен.
Електронният цифров подпис (EDS) е атрибут на електронен документ, предназначен да защити този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частния ключ на електронен цифров подпис и позволяващ идентифициране на собственика на подписа. ключов сертификат, както и да се установи липсата на изкривяване на информацията в електронния документ. EDS в електронен документ е еквивалентен на саморъчен подпис в документ на хартиен носител при следните условия:
- - издаденият от удостоверителния център сертификат за ключ за подпис е валиден към момента на подписване на електронния документ; потвърждава се автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ;
- - използва се електронен цифров подпис в съответствие с информацията за него, посочена в сертификата за ключ за подпис. Благодарение на тази технология се получава електронен документ: с юридическа сила; потвърждаване на авторството на документа; потвърждаване на липсата на изкривяване на информацията в документа. За да има копие от хартиен документ юридическата сила на оригинала, то трябва да бъде заверено по установения начин. За целта се поставя реквизитът "знак за заверка на копието", който съдържа: заверителния надпис "Верно"; длъжността на лицето, заверило копието; неговият подпис; дата на заверка;
- - печат (за най-важните или външни документи). Заверката се извършва от самото предприятие или, ако е необходимо, от нотариус.
В съответствие с регулаторните правни актове или по споразумение на страните хартиен документ с печат, когато се преобразува в електронен документ, може да бъде удостоверен с електронен цифров подпис на длъжностно лице. Предприятията имат право да сертифицират:
- - копия на документи, представени от гражданите при кандидатстване за работа, обучение;
- - копия на документи за решаване на социални проблеми на служителите. В предприятието копията се заверяват от: ръководителя на организацията; длъжностно лице (ръководител на отдела за персонал).
Вътрешната кореспонденция в организацията решава следните задачи:
1. Изразява и документира писмено становището, искането, предложението на една от страните, работодателя или служителя, или има характер на информиране на другата страна.
2. Тя е неразделна връзка в процедурата по прекратяване на трудов договор, преместване на служители, регистриране на отпуск и други кадрови процедури.
3. Служи като необходимо писмено доказателство при разглеждане на трудов спор.
За да може вътрешната кореспонденция да изпълнява всички горепосочени задачи, трябва да бъдат изпълнени следните условия:
1. Документът трябва да бъде коректно оформен, с всички необходими реквизити за него.
2. Документът трябва да има регистрационен номер по регистъра на входящата и изходящата документация.
3. Този документ трябва да получи официален отговор от получаващата страна. Например под формата на резолюция.
4. Документът трябва да се съхранява, като се вземат предвид установените архивни изисквания.
Най-често служителят води вътрешна кореспонденция с помощта на изявления, официални и бележки, а работодателят - под формата на уведомления. Документи за вътрешна кореспонденция се съставят не само ако е необходимо да се обменят официални съобщения между служители, но и между ръководители на отдели и служители, ръководители на един отдел и други и др.
В момента по-голямата част от тази кореспонденция се осъществява по електронен път, чрез изпращане на съобщения по електронна поща. С такива съобщения е изключително трудно да се докаже, че този електронен документ е създаден от този конкретен служител (дори когато задавате пароли, ще трябва да докажете, че никой освен този конкретен служител не е знаел паролата за достъп до конкретен имейл). Ето защо, в случай на конфликт или възможен конфликт, се препоръчва да съставите документи на хартиен носител, удостоверявайки с вашия подпис, и да се регистрирате чрез длъжностно лице в дружеството, което отговаря за регистриране на документа.
Възможно е да се придаде законна сила на такава кореспонденция, ако служителят разпечата електронните съобщения и длъжностното лице ги регистрира. Освен това вътрешните документи на компанията (вътрешни местни разпоредби) трябва да фиксират точно такъв начин на обмен на информация, както и честотата на проверка на съобщенията, като работещ механизъм за комуникация.
В интерес на работодателя е личните декларации на служителите да се попълват на ръка. Обикновено организациите използват шаблонни формуляри, в които поне подписът на служителя и датата на подписване на заявлението трябва да бъдат попълнени на ръка. Често такова изпълнение на изявления се тълкува в съдебен конфликт като факт на натиск върху служителя.
По принцип заявлението може да се създаде и автоматично, но въпреки това след това се разпечатва и подписва лицето, което изготвя това заявление.
Желателно е в заявлението, като се вземе предвид горната процедура за даване на правна сила на документи, да бъдат включени следните подробности:
1. Наименованието на документа е "Извлечение".
2. Адресат - до когото се изпраща заявлението, като се посочва длъжността в определена организация, трите имена. официален.
3. Съставител - от кого се изпраща, като се посочва длъжността и трите имена. работник.
4. Текст на становището.
5. Подпис на автора на заявлението.
6. Дата на заявлението.
7. Подписи за одобрение (най-често с ръководителя на структурното звено - при необходимост). Тази опора не е задължителна. Следователно присъствието му се определя от принципите на работа с такива документи в определена организация.
8. Регистрационен номер на заявлението. Номерът се присвоява на документа според дневника на входящата документация (или друг дневник, в зависимост от конструкцията на регистрационната система в дадена организация), като се посочват номерът, датата на приемане на документа и подписът на отговорното лице. (например секретар). Лицето, отговорно за приемането на тези документи, отбелязва номера.
9. Резолюция на лицето, до което е адресирано заявлението или което е упълномощено да разреши конкретен въпрос. Резолюцията трябва да съдържа собственоръчен подпис, дата и административно решение по въпроса за заявлението, като се посочва конкретното длъжностно лице (неговото фамилно име или просто отделът), на когото се изпраща тази заповед и (ако е необходимо) датата, до която заповедта посочени в резолюцията трябва да бъдат изпълнени.
10. След извършване на кадрови процедури въз основа на това заявление, върху него могат да се правят бележки за изпълнението на заповедта на ръководителя. Те се поставят, като правило, в долната част на дизайнерската част на документа отляво или на всяко свободно място.
11. Може да има маркировки на номера на делото, до което се изпраща тази молба.
Работодателят пише уведомления, за да информира служителя за нещо. Например, за да го предупреди за предложеното намаляване на персонала (член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация), за предстоящия редовен годишен отпуск, съгласно графика на отпуските на компанията (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация) , за предстоящата промяна в условията на трудовия договор (член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация), за факта, че срочният трудов договор със служител се намалява (член 79 от Кодекса на труда на Руската федерация). Руска федерация) и др.
Официалните известия за спазване на процедурата, предвидена от трудовото законодателство, трябва да се изготвят само на хартиен носител, тъй като тези документи ще бъдат потвърждение за спазване на установената процедура, а служителят потвърждава получаването на това известие, като правило, на самия документ.
Уведомлението има всички същите подробности, които трябва да бъдат във всеки документ за персонала.
Често документите от вътрешната кореспонденция се прехвърлят на длъжностни лица под формата на копия или дубликати, по-специално, ако оригиналният документ е изпратен на по-висше длъжностно лице или е заведен в преписката, но трябва да се предприемат някои допълнителни действия по документа.
Копието на документа може да бъде факсимилно или безплатно. Факсимилното копие възпроизвежда цялото съдържание на документа и всички негови външни признаци- данни, съдържащи се в оригинала (включително подпис и печат) или част от тях, особено местоположението им. Безплатно копие се създава на пишещи машини (принтер), съдържа всички детайли на документа, но не е задължително да повтаря формата му.
Служителят, отговарящ за документите, заверява копията. Заверката на копията се извършва чрез поставяне на думата „Вярно“ или „Копието е вярно“ и посочване на подписа, неговия препис и датата на отговорното лице. По правило заверителната бележка се поставя в долната част на официалната част на документа на всяко свободно място.
Ако документът е представен на други организации, копията на документите (извлечения от тях) трябва да бъдат подпечатани.
Дубликат - повторно копие на официален документ, което има юридическата сила на оригинала.
Оригиналният документ на машинен носител може да бъде променян само от организацията, създала документа, със задължителна регистрация на съдържанието и причината за промените и лицето, отговорно за направените промени.
Регистрацията на промените се извършва от организацията, създала записа на документа.
Ако се правят промени в оригинала, тогава трябва да се посочат причините за промените, датата и часът на тяхното въвеждане, длъжността и подписът на длъжностното лице, извършило промените, и неговият препис.
Организацията, създала оригиналния документ на електронна медияили е длъжен да уведоми организациите потребители на документа за всички промени, като изпрати мотивационно писмо, включващо информация за промените и съдържащо, заедно с посочване на необходимите подробности в съответствие с клауза 2.1, следната информация:
Посочване на причината за промените;
Време за извършване на промените;
Подпис на длъжностно лице.
При необходимост мотивационното писмо може да съдържа щемпел или печат на организацията, създала оригиналния документ на машинен носител или машинна програма.
4.4. Промените в дубликат (копие) на документ на машинен носител или машинограма, притежавани от потребителя, се извършват само въз основа на известие от организацията, създала документа на машинен носител или машинограма.
4.5. Измененият оригинален документ, както и дубликатът и копията на променения документ остават валидни, ако промените са направени в съответствие с изискванията на този стандарт.