Masinakandjal olev dokument omandab juriidilise jõu tingimusel, et selle täitmise nõuded, mis on loetletud allpool ja vastavad standardile GOST 6.10.4-84, on täidetud.
Masinakandjal olev dokument tuleb salvestada, toota ja märgistada vastavalt standardite GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1- nõuetele. 80, GOST 6.10. 2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.301-77 - GOST 2.034-77, GOST 1977-74, GOST 1978-74 ja kogu teave on kodeeritud vastavalt - Liidu tehnilise ja majandusliku teabe klassifikaatorid. Üleliiduliste klassifikaatorite puudumisel vajalikku teavet lubatud on kasutada registreeritud tootmisharudevaheliste klassifikaatorite koode.
Masinagramm tuleb koostada nõudeid arvestades osariigi standardidühtsete dokumentatsioonisüsteemide kohta.
Dokumendi salvestamine masinkandjale ja mahhinogrammi loomine peaks põhinema andmetel, mis on salvestatud algsetes (esmastes) dokumentides, mis on saadud sidekanalite kaudu automaatsetest salvestusseadmetest või automatiseeritud probleemide lahendamise protsessis.
Masinkandjal või masinakirjas olev dokument peab sisaldama järgmisi kohustuslikke andmeid:
Organisatsiooni nimi - dokumendi koostaja;
Organisatsiooni asukoht - dokumendi või postiaadressi koostaja;
Dokumendi pealkiri;
Dokumendi valmistamise kuupäev;
Masinkandjal või mahhinogrammil dokumendi valmistamise õigsuse eest vastutava isiku kood või reeglina dokumendi kinnitanud isiku kood.
Dokumendi kohustuslikud andmed masinakandjal tuleks paigutada viisil, mis võimaldab üksikasju üheselt tuvastada.
Masinakirja kohustuslikud üksikasjad tuleks trükkida ja paigutada ühtsete dokumentatsioonisüsteemide riiklike standardite nõuete kohaselt.
Rekvisiit "Organisatsiooni nimi – dokumendi koostaja" tuleb kirjutada järgmisel kujul: tunnuskood üleliidulise ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaatori (OKPO) järgi ja organisatsiooni nimi. Võib kasutada kehtestatud lühendeid.
Organisatsioonidele, kellel pole õigusi juriidilise isiku, peaksite märkima selle organisatsiooni OKPO koodi, millele nad alluvad.
Nõue "Organisatsiooni asukoht - dokumendi koostaja" tuleb kirjutada järgmisel kujul: identifitseerimiskood vastavalt üleliidulisele klassifikaatorile "NSVL ja liidu haldusterritoriaalse jaotuse objektide tähistamise süsteem". vabariigid, samuti asulad" ja asula nimi, kus organisatsioon asub.
Rekvisiit "Dokumendi nimi" tuleb kirjutada järgmisel kujul: identifitseerimiskood ja dokumendi vormi nimetus vastavalt üleliidulisele juhtimisdokumentide klassifikaatorile (OKUD) üleliidulise otstarbega dokumentidele või filiaalile ( osakond), vabariiklik juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator - filiaalile (osakond), vabariiklikud dokumendivormid .
Atribuut "Dokumendi valmistamise kuupäev" tuleb registreerida vastavalt GOST 6.38-72 nõuetele ja näidata dokumendi salvestamise aeg, mis võimaldab seda masinaprotokolliga tuvastada.
Rekvisiit "Dokumendi korrektse valmistamise eest vastutava isiku kood masinkandjale ja masinskeemidele" või "Dokumendi kinnitanud isiku kood" tuleb kirjutada järgmisel kujul: isikukood ja ametikoht, isiku perekonnanimi. isik, kes vastutab dokumendi korrektse valmistamise eest masinkandjale ja masinprogrammidele või dokumendi kinnitanud isik. Koodi kuuluvus konkreetsele isikule tuleb registreerida masinkandjale dokumendi loonud või mahhinogrammi valmistanud organisatsioonis, samuti tuleb luua tehniline tarkvara ja organisatsioonilised tingimused, mis välistavad võõra koodide kasutamise võimaluse.
Selle arvutikompleksi standardtarkvaraga vastuvõetud dokumendi originaalid, duplikaadid ja koopiad masinkandjal ning mahhinogrammid omavad sama juriidilist jõudu, kui need on koostatud käesoleva standardi nõuete kohaselt.
Masinkandjal oleva dokumendi originaal on masinkandjal oleva dokumendi esimene ajakirje, mis sisaldab viidet sellele, et see dokument on originaal.
Masinakirja originaal on dokumendi esimene arvutitrükis paberkandjal koopia, mis sisaldab viidet sellele, et see dokument on originaal.
Oluline on meeles pidada, et vastavalt standardile GOST R 6.30-97 on dokumendi elektroonilise koopia identifikaator märgis (jalus), mis asetatakse dokumendi iga lehekülje vasakusse alumisse nurka ja mis sisaldab dokumendil oleva faili nime. masinkandja, kuupäev ja muud organisatsioonis olevad otsinguandmed.
Masinkandjal oleva dokumendi duplikaadid on ajaliselt hilisemad, masinkandjal oleva dokumendi sisukirjetes autentsed ja sisaldavad viidet, et need dokumendid on duplikaadid.
Masinakirja duplikaadid on kõik ajaliselt hilisemad, sisu väljatrükkidel paberkandjal autentsed, sisaldades viidet, et tegemist on duplikaatidega.
Masinkandjal või masinakirjas oleva dokumendi koopiad on dokumendid, mis on ümber kirjutatud originaalist või masinkandjal olevast duplikaadist või masinakirjast teisele andmekandjale, sisult autentsed ja sisaldavad viidet, et need dokumendid on koopiad.
Duplikaadid ja koopiad peavad sisaldama originaaldokumendis sisalduvaid kohustuslikke üksikasju masinakandjal või masinprogrammis.
Teemast lähemalt 33.. MASINAALSE ANDMED DOKUMENTIDE ÕIGUSLIKU KEHTIVUSE ANDMINE:
- Arvutiteabele ebaseadusliku juurdepääsu faktide uurimine
- 33.. MASINADOKUMENTIDELE ÕIGUSLIKU KEHTIVUSE ANDMINE
- Teema 17. Võla- ja maksedokumentide sundtäitmine
- Välisriigis vormistatud dokumentide vastuvõtmine notari juures. Apostilli vormi ja sisu mõiste ja nõuded
Juhtkonna dokumentaalse toetamise üks eesmärke on organisatsiooni tegevuse tõendamine. Ainult selleks, et aeg-ajalt mõnda tegevust või otsust argumenteerida, mõnda sündmust ettevõtte elus tõestada, tehakse kontoritööd. Kuid mitte iga dokument ei saa saada tõendiks, vaid ainult üks neist, millel on nn seaduslik jõud. Mis on dokumendi õiguslik jõud ja kuidas seda saavutada, mõistame artiklit.
Dokumendi õiguslik jõud
Dokumendi õiguslik jõud: ametliku dokumendi omadus kutsuda õiguslikud tagajärjed. See määratlus annab
Teisisõnu, juriidiliselt olulise dokumendi saab esitada kohtule tõendina, lisada lepingule, esitada igal kontrollimisel. Nüüd vaatame, kuidas eristada dokumente, millel on õiguslik jõud, nendest, millel pole juriidilist jõudu.
Rekvisiidid, mis annavad õigusliku jõu
Peamised andmed ("esimene järjekord"), mis annavad dokumendile juriidilise jõu, on allkiri ja.
Ainult volitatud isikul on õigus alla kirjutada mis tahes dokumendile. Nii võib näiteks tegevjuht oma ettevõttes allkirjastada mis tahes dokumendi. Personalidirektor võib allkirjastada kõik või osad personali puudutavad dokumendid, kuid ainult siis, kui tal on selleks volikiri. Ja volikirja annab välja ja sellele kirjutab alla sama peadirektor. Osakonnajuhataja saab alla kirjutada näiteks juhenditele, mis kehtivad ainult tema osakonna kohta. Aga selle õiguse andis talle jälle ettevõtte esimene inimene. Sama kehtib väidete kohta.
Ühele dokumendile saab anda kas allkirja või kinnitustempli.
“Teise järjekorra” rekvisiit, millest võib sõltuda ka dokumendi juriidiline jõud, on dokumendi registreerimisandmed ( , ). See hõlmab ka dokumendi vormi, mis, kuigi see ei ole rekvisiit, ühendab mitut korraga. Samal ajal pange tähele: ilma allkirja / kinnitustemplita ei ole dokumendil, kuigi see on registreeritud ja vormile trükitud, juriidilist jõudu.
Dokumendi koopia õiguslik jõud
Iseenesest ei ole sellel juriidilist jõudu. Kõik muutub, kui teete koopiale sertifitseerimismärgi. Märk tähendab, et see konkreetne koopia on originaaliga absoluutselt samaväärne ja selle eest vastutab konkreetne isik - tema allkirjastab märgi.
Elektroonilise dokumendi õiguslik jõud
Üheselt ja ühemõtteliselt on elektroonilisel dokumendil õigusjõud ainult ühel juhul: kui see on allkirjastatud täiustatud kvalifitseeritud allkirjaga ametnik. Need allkirjad on registreeritud spetsiaalselt volitatud sertifitseerimisasutustes.
Organisatsiooni tasandil on võimalik vastava kohaliku määrusega kindlaks teha, et töötaja kontolt tehtud toimingul on juriidiline jõud. Näiteks kui töötaja võtab EDMS-is ülesande vastu, olles eelnevalt oma kasutajanime ja parooliga süsteemi sisse loginud. Kuid see on ainult ettevõtte sees: sisse väliskeskkond on ebatõenäoline, et on võimalik tõestada, et selle konkreetse teo pani toime see konkreetne isik.
Järeldame, et juriidilist jõudu omavad ainult paberkandjal originaaldokumendid ja nende tõestatud koopiad, samuti täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilised dokumendid.
Personaliosakonna dokumendivoo kujundamiseks
* vajalike personalidokumentide loetelu, personalidokumentatsiooni liigid ja sordid
* juhtumite nomenklatuur
* dokumentide rühmitamine juhtumiteks
personalidokumentatsiooni vormistamise nõuded, andes dokumentidele juriidilise jõu
- Jätkus 1 kujundusvõimalus
* personalidokumentide haldamise juhendamine
* personaliteenistuse toimikute ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi üleandmiseks, säilitusajad
* tööandja vastutus personaliarvestuse pidamise nõuete rikkumise eest
Millised on nõuded personalidokumentide haldamise läbiviimiseks
Kvalifitseeritud personalidokumentide haldamine hõlmab kõigi personaliküsimuste dokumenteerimist vastavalt kehtestatud dokumentide menetlemise reeglitele. Teabe dokumenteerimise nõue teatud reeglid kehtestatud 27. juuli 2006. aasta föderaalseadusega nr 149-FZ "Info, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta".
Föderaalseaduse nr 149-FZ artiklist 11:
- -Seadusandlus Venemaa Föderatsioon või poolte kokkuleppel võib kehtestada nõuded teabe dokumenteerimisele.
- - Föderaalsetes täitevorganites dokumenteeritakse teave Vene Föderatsiooni valitsuse kehtestatud viisil. Teiste riigiorganite, organite kehtestatud kantseleitöö ja dokumendivoo reeglid kohalik omavalitsus peavad oma pädevuse piires täitma Vene Föderatsiooni valitsuse kehtestatud nõudeid föderaalvõimude bürootöö ja dokumendivoo osas.
Juhtimistegevuse jaoks on väga oluline dokumentide juriidiline jõud, mis kinnitab, et dokumendid võivad olla tõesed tõendid neis sisalduva teabe kohta. Kohtupraktika teab palju näiteid, kui organisatsioon kaotas kohtuasja valesti vormistatud personalidokumentide tõttu, mis on koostatud vastava GOST-i nõudeid rikkudes, kuna neid ei aktsepteerita kohtus kirjalike tõenditena ja neil puudub õigusjõud. See on veel üks kinnitus, et töösuhetes (eriti vallandamise olukorras) on vaja järgida kõiki personalidokumentide haldamise formaalseid peensusi.
Dokumentatsioonireeglid
Dokumendi õigeks vormindamiseks peate kõigepealt kindlaks määrama, millisesse dokumentide rühma või dokumentatsioonisüsteemi see kuulub.Vastavalt GOST R 51141-98 punktile 2.1 tunnustatakse dokumentatsioonisüsteemi kui dokumentide kogumit, mis on omavahel seotud vastavalt päritolutunnustele, eesmärgile, tüübile, tegevusalale, nende täitmise ühtsetele nõuetele.
Vastavalt ülevenemaalisele juhtimisdokumentatsiooni klassifikaatorile OK 011-93, mis on heaks kiidetud 30. detsembri 1993. aasta Vene Föderatsiooni riikliku standardi dekreediga nr 299, peaks personalidokumentide haldamine hõlmama kahte dokumendisüsteemi:
- ühtne organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni süsteem;
- raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtne süsteem (tööjõu ja selle tasumise arvestuse dokumentide rühm).
Dokumentatsioonireeglid kuulub organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemi, määratletud GOST R 6.30-2003 järgi, kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku standardi 3. märtsi 2003. aasta dekreediga nr 65-st.
See standard kehtestab nõuded dokumentide detailide ja dokumentide vormide vormistamisele.
Kasutus- ja täitmise juhend ühtsed vormid(19 vormi personaliarvestuse ja 11 vormi tööaja kasutamise ja personaliga arvelduste arvestuse kohta töötasu eest) esmane raamatupidamisdokumentatsioon tööjõu ja selle maksmise arvestuse kohta sisaldub Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee määruses. 5. jaanuar 2004 nr 1.
Kuid GOST R 6.30-2003 sisaldab üksikasjade loendit, mis sisaldab 30 pealdist, kahjuks pole märgitud, millised konkreetsed pealdised annavad dokumendile juriidilise jõu. Kuid mitte kõik pealdised ei mõjuta dokumendi õigusjõudu.
Niisiis, standard "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Masinakanduri dokumentidele ja arvutitehnoloogia abil loodud mashinogrammile juriidilise jõu andmine GOST 6.10.4.-84 ”, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni 9. oktoobri 1984. aasta riikliku standardi resolutsiooniga nr 3549, kehtestab nõuded dokumentidele juriidilist jõudu andvate detailide koostamiseks masinakandjal ja arvutitehnika abil loodud mahhinogrammil. Nende hulka kuuluvad: organisatsiooni nimi - dokumendi koostaja; organisatsiooni asukoht - dokumendi koostaja või postiaadress; Dokumendi pealkiri; dokumendi valmistamise kuupäev; dokumendi valmistamise õigsuse eest vastutava isiku kood masinkandjal või mahhinogrammil või reeglina dokumendi kinnitanud isiku kood. Kuid lisaks nendele andmetele võib dokument sisaldada täiendavaid üksikasju, mis teatud tüüpi dokumentide puhul võivad olla kohustuslikud tulenevalt seadusest või muudest määrustest tulenevalt.
Elektrooniline dokumentatsioon
Kaasaegses personaliteenindussüsteemis kasutatakse lisaks traditsioonilistele paberkandjal vormistatavatele dokumentidele ka elektroonilisi dokumente. Art. Föderaalseaduse nr 149-FZ artikkel 11 kehtestab sellistele dokumentidele erinõuded:„Elektroonilise digitaalallkirjaga või muu omakäelise allkirja analoogiga allkirjastatud elektrooniline teade loetakse elektrooniliseks dokumendiks, mis on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud dokumendiga juhtudel, kui föderaalseadused või muud normatiivaktid ei kehtesta ega viita nõuet. koostada selline dokument paberil” .
Samas kinnitab elektroonilise dokumendi juriidilist jõudu selle seaduse alusel elektrooniline digitaalallkiri. Elektroonilise digitaalallkirja õigusjõudu tunnustatakse, kui automatiseeritud infosüsteemis on allkirja tuvastamist tagavad tarkvara- ja riistvaravahendid ning järgitakse nende kehtestatud kasutusviisi. Pealegi ei keela nimetatud föderaalseaduse sätted kasutada elektroonilistes dokumentides teavet identifitseerivate rekvisiitidena käsitsi kirjutatud allkirja muid analooge.
Üldiselt peab elektroonilise dokumendi üksikasjade koosseis vastama GOST R 6.30-2003 nõuetele.
Lisaks ei määratle seda mõistet GOST R 6.30-2003, milles loetletakse dokumentide koostamisel kasutatud detailide koosseis. Määratlus sisaldab GOST R 51141-98, mille kohaselt on dokumendi üksikasjad vajalik element ametliku dokumendi registreerimine (GOST R 51141-98 punkt 2.1).
Dokumentidele juriidilise jõu andmine
Dokumendi juriidilise jõu tagab igale dokumendiliigile kehtestatud rekvisiitide kogum ja vormistamine standardile vastaval blanketil.Tuleb meeles pidada, et erinevad dokumendid koosnevad erinevatest detailidest ja ühe dokumendi koostamisel ei pea kasutama kõiki GOST-is kirjeldatud detaile. Mõned rekvisiidid on üksteist välistavad, näiteks rekvisiit “Organisatsiooni viiteandmed” on märgitud ainult tähtedega, kirjaplangile aga “Dokumendi liigi nimetus” ei kirjutata. Dokumentide koostamise ja menetlemise käigus saab kohustuslike rekvisiitide koosseisu täiendada muude detailidega, kui seda nõuab dokumendi eesmärk, selle menetlemine. Dokumentide ühtsetele vormidele saate lisada täiendavaid üksikasju. Näiteks töötajate töölevõtmise ja vallandamise korralduste vormis lisage andmed "personaliosakonna juhataja allkiri", "vahetu juhi allkiri". Üksikute detailide eemaldamine ühtsetest vormidest ei ole aga lubatud.
Detailide koosseis, mis iseloomustab konkreetset dokumenti, määratakse dokumendi loomise eesmärkide, selle eesmärgi, käesoleva dokumendi sisule ja vormile esitatavate nõuete, dokumenteerimise viisiga.
Peamine dokument, mis määrab detailide koostise ja nende täitmise nõuded, on GOST R 6.30-2003.
See dokument kehtestab järgmised üksikasjad, mida kasutatakse organisatsiooniliste ja haldusdokumentide - resolutsioonid, korraldused, korraldused, kirjad, protokollid, aktid ja muud OK 011-93 (OKUD) sisalduvad dokumendid - koostamisel ja täitmisel:
Dokumendi vormi kood ja panna maha vastavalt ülevenemaalisele juhtimisdokumentatsiooni klassifikaatorile (OKUD). OKUD on tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifitseerimise ja kodeerimise ühtse süsteemi lahutamatu osa ning hõlmab ühtseid dokumentatsioonisüsteeme ja rahvamajanduses kasutamiseks lubatud dokumentide vorme.
Organisatsiooni embleem või kaubamärk(teenindusmärk) kantakse organisatsiooni kirjaplangile vastavalt põhikirjale (organisatsiooni käsitlevad eeskirjad).
Organisatsioonikood (OKPO) pannakse üles vastavalt ülevenemaalisele ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaatorile.
OGRN- juriidilise isiku peamine riiklik registreerimisnumber on kinnitatud vastavalt maksuhalduri väljastatud dokumentidele.
TIN/KPP- maksumaksja identifitseerimisnumber / registreerimise põhjuse kood märgitakse vastavalt maksuhalduri poolt väljastatud dokumentidele.
Ettevõtte nimi, kes on dokumendi autor, peab vastama selle asutamisdokumentides fikseeritud nimele. Organisatsiooni nime kohal märkige lühend ja selle puudumisel emaorganisatsiooni täisnimi (kui see on olemas). Organisatsiooni lühendatud nimi esitatakse juhtudel, kui see on kirjas organisatsiooni asutamisdokumentides. Lühendatud nimi (sulgudes) asetatakse täisnime alla või järele. Vene Föderatsiooni üksuste organisatsioonide nimed, millel on koos Vene Föderatsiooni riigikeelega (vene keel) on ka Vene Föderatsiooni subjektide riigikeel, trükitakse kahes keeles.
Filiaali, territoriaalse asutuse, esinduse nimi märgitakse, kui see on dokumendi autor, ja see asetatakse organisatsiooni nime alla.
Organisatsiooni viiteteave sisaldab sealhulgas: postiaadress; telefoninumber ja muu teave organisatsiooni äranägemisel (faksinumbrid, teleksinumbrid, pangakontod, e-posti aadress).
Organisatsiooni koostatud või avaldatud dokumendi tüübi nimetus peab olema määratud hartaga (organisatsiooni käsitlevad eeskirjad) ja see peab vastama OKUD (klass 0200000) sätestatud dokumenditüüpidele. Näiteks "Sisemised tööeeskirjad", "töökirjeldus".
Dokumendi kuupäev on selle allkirjastamise või kinnitamise kuupäev, protokolli puhul - koosoleku (otsuse tegemise) kuupäev, akti puhul - sündmuse kuupäev.
Kahe või enama organisatsiooni väljaantud dokumentidel peab olema üks (ühekordne) kuupäev.
Lubatud kaks võimalust dokumendi kuupäeva vormindamiseks: numbriline või sõna-numbriline.
Digitaalmeetodil koostatakse dokumendi kuupäev araabia numbritega järgmises järjekorras:
kuu päev, kuu, aasta. Kuu päev ja kuu on tähistatud kahe paari araabia numbritega, mis on eraldatud punktiga; aasta - neli araabia numbrit.
Näiteks kuupäev 5. veebruar 2011 tuleks kirjutada järgmise kirjena: 02/05/2011.
Kuupäeva on lubatud vormistada järjekorras: aasta, kuu, kuu päev, näiteks 2011.02.05.
See datlite kaunistamise viis leiab lai rakendus arhiivides - riiulite, kaustade ja muude dokumentide kuupäevad on kirjutatud "tagurpidi".
Sõnalis-numbrilisel meetodil tuleks kuupäev koostada: 05. veebruar 2011.
Dokumendi registreerimisnumber on selle seerianumbrist, mida saab organisatsiooni äranägemisel täiendada juhtumiindeksiga vastavalt juhtumite nomenklatuurile, teabega korrespondendi, esitajate kohta.
Kahe või enama organisatsiooni ühiselt avaldatud dokumendi registreerimisnumber koosneb iga nimetatud organisatsiooni dokumendi registreerimisnumbritest, mis on dokumendis autorite järjekorras eraldatud kaldkriipsuga.
Dokumendi registreerimisnumber määratakse vastavale registreerimisvormile tehtud kande alusel. Eristatakse järgmisi registreerimisvormide liike: registreerimis- ja kontrollkaardid (RKK); registreerimispäevikud (raamatud); ekraanivormid (arvutitehnoloogia kasutamisel). Mõnede ajakirjade ja raamatute vormid kinnitavad ametlikud organid. Näiteks tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamatu vorm kinnitati Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta määrusega nr 69 „Täitmisjuhiste kinnitamise kohta tööraamatud”.
Kuid enamik vorme välja töötatud teie äranägemise järgi tööandja. Dokumentide blankette saab vaadata lehelt Dokumentide vormid
Registreerimata dokumendil puudub juriidiline jõud!!!
Link registreerimisnumbri ja kuupäeva juurde dokument sisaldab registreerimisnumbrit ja selle dokumendi kuupäeva, millele tuleb vastata. See atribuut on tähtede jaoks vajalik.
Koostamise koht või dokumendi väljaanded märgitakse, kui seda on raske kindlaks teha üksikasjadega “Organisatsiooni nimi” ja “Organisatsiooni viiteandmed”. Koostamise või avaldamise koht märgitakse aktsepteeritud haldusterritoriaalset jaotust arvestades, kasutada võib ainult üldtunnustatud lühendeid.
adressaat võivad olla organisatsioonid, nende struktuurilised allüksused, ametnikud või üksikisikud. Dokumendi adresseerimisel ametnikule märgitakse perekonnanime ette initsiaalid.
Organisatsiooni nimi ja selle nimi struktuuriüksus märgitud nimetavas käändes. Daatiivi käändes näidatakse selle isiku asukoht, kellele dokument on adresseeritud,
Näiteks:
tegevjuhile
JSC Parus
V.A. Laptev
või
OÜ "Mayak"
Raamatupidamine
peaökonomist
V.M. Kochetova
JÄTKUB 1 LEHEL
Õigusjõud on ametliku dokumendi omand, mis on talle edastatud kehtivate õigusaktide, selle väljastanud organi pädevuse ja registreerimiskorraga. Vajalike andmete puudumine või nende ebaõige täitmine võib viia selleni, et dokumendil ei ole juriidilist jõudu (näiteks puudub allkiri või kuupäev). Kui see ei sisalda teksti pealkirja ega märkust kunstniku kohta, põhjustab see vaid teatud raskusi dokumendiga töötamisel, kuid ei mõjuta selle õiguslikku tähendust.
Kohustuslikud rekvisiidid, mis tagavad dokumentide õigusjõu, on:
organisatsiooni nimi (ametnik) - dokumendi autor;
dokumendiliigi nimetus; dokumendi kuupäev;
registreerimisnumber;
dokumendi kinnitamise tempel;
tekst; allkiri;
Allkiri on iga dokumendi kohustuslik rekvisiit. Dokumendile alla kirjutav ametnik võtab endale vastutuse: dokumendi õigsuse eest; kõigi jaoks võimalikud tagajärjed dokumendi täitmine (rakendamine). Allkirjaõigus antakse teatud isikutele ja see võib olla fikseeritud: ettevõtte põhikirjas; määruses ettevõtte (struktuuriüksuse kohta); kontoritöö juhendis; töötaja ametijuhendis; ülesannete jaotamisel. Organisatsiooni dokumentidele kirjutavad alla direktor või tema asetäitjad. Struktuuriallüksuste dokumentidele kirjutavad alla nende juhatajad. Mitmes küsimuses võib allkirjaõigus olla teistel töötajatel, näiteks ettevõtte juhtivatel spetsialistidel. Allkiri kantakse dokumendi esimesele eksemplarile, vajadusel - teistele eksemplaridele, näiteks lepingu sõlmimisel.
Dokumendi kuupäev on dokumendi üks olulisemaid detaile. Kuupäeva puudumine dokumendil muudab selle kehtetuks.
Pitsat on juriidiliselt oluline rekvisiit ja seda kasutatakse ametniku allkirja kinnitamiseks kõige olulisematel (või rahalistel) dokumentidel.
Pitsat annab tunnistust: dokumendi ehtsusest, dokumendi kuulumisest pitsatil märgitud organisatsioonile. Pitsat kantakse dokumentidele, mille avaldamisega kaasneb:
- - mis tahes õiguslikud tagajärjed, näiteks ettevõtte asutamine, ümberkorraldamine;
- – materiaalsed tagajärjed, näiteks üleandmine materiaalsed varad, tõend organisatsiooni või üksikisiku õiguse kohta millelegi.
Heakskiitmise tempel - mõned dokumendid omandavad juriidilise jõu alles hetkest, kui juht või kõrgem asutus on need heaks kiitnud. Tunnistuse tempel on ametliku dokumendi rekvisiit, mis annab selle sisule normatiivse või juriidilise iseloomu. Kohustusliku heakskiitmise suhtes kehtivad: põhikirjad, ettevõtete (filiaalide) määrused; personali ajakava; ülevaatuste aktid, vastuvõtmise ja üleandmise aktid; töökirjeldus; hinnangud, äriplaanid, aruanded jne. P.
Registreerimisnumber on dokumendi autentsuse lisatagatis. See näitab, et dokument on läbinud kõik töötlemisetapid, on registreeritud ja seega on see ettevõtte ametlik dokument. Elektroonilisele dokumendile õigusliku jõu andmiseks kasutatakse elektroonilist digitaalallkirja. Elektrooniline dokument tunnistatakse juriidiliselt oluliseks ainult siis, kui elektroonilise digitaalallkirja õigsuse kontrollimise tulemus on positiivne.
Elektrooniline digitaalallkiri (EDS) on elektroonilise dokumendi atribuut, mis on loodud selle elektroonilise dokumendi kaitsmiseks võltsimise eest ja mis saadakse teabe krüptograafilise teisendamise tulemusena elektroonilise digitaalallkirja privaatvõtme abil ja võimaldab tuvastada allkirja omaniku. võtme sertifikaat, samuti tuvastada teabe moonutamise puudumine elektroonilises dokumendis. Elektroonilises dokumendis olev EDS on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga paberdokumendis järgmistel tingimustel:
- - sertifitseerimiskeskuse väljastatud allkirjavõtme sertifikaat kehtib elektroonilise dokumendi allkirjastamise ajal; kinnitatakse elektroonilises dokumendis oleva elektroonilise digitaalallkirja autentsus;
- - kasutatakse elektroonilist digitaalallkirja vastavalt allkirjavõtme sertifikaadil märgitud andmetele. Tänu sellele tehnoloogiale saadakse elektrooniline dokument: omab juriidilist jõudu; dokumendi autorsuse kinnitamine; mis kinnitab teabe moonutamise puudumist dokumendis. Selleks, et paberdokumendi koopia omaks originaali juriidilist jõudu, peab see olema kinnitatud korras kinnitatud. Selleks pannakse üles rekvisiidid "märge koopia tunnistusel", mis sisaldab: sertifikaadi sildi "Õige"; koopia kinnitanud isiku ametikoht; tema allkiri; sertifitseerimise kuupäev;
- - printimine (kõige olulisemate või väliste dokumentide jaoks). Tõendamise viib läbi ettevõte ise või vajadusel notar.
Vastavalt normatiivaktidele või poolte kokkuleppel võib pitsatiga paberdokumendi elektrooniliseks dokumendiks ümberkujundamisel kinnitada ametniku elektroonilise digitaalallkirjaga. Ettevõtetel on lubatud sertifitseerida:
- - kodanike poolt tööle, õppimisele kandideerimisel esitatavate dokumentide koopiad;
- - töötajate sotsiaalsete probleemide lahendamise dokumentide koopiad. Ettevõttes kinnitavad koopiad: organisatsiooni juht; ametnik (personaliosakonna juhataja).
Organisatsiooni sisemine kirjavahetus lahendab järgmisi ülesandeid:
1. Avaldab ja dokumenteerib kirjalikult ühe poole, tööandja või töötaja arvamust, soovi, ettepanekut või on teise poole teavitamise iseloomuga.
2. See on lahutamatu lüli töölepingu lõpetamise, töötajate üleviimise, puhkuse registreerimise ja muude personalitoimingute menetluses.
3. Toimib vajaliku dokumentaalse tõendusmaterjalina töövaidluse arutamisel.
Selleks, et sisemine kirjavahetus saaks täita kõiki ülaltoodud ülesandeid, peavad olema täidetud järgmised tingimused:
1. Dokument peab olema korrektselt vormistatud koos kõigi selle jaoks vajalike üksikasjadega.
2. Dokumendil peab olema sissetuleva ja väljamineva dokumentatsiooni registri järgne registreerimisnumber.
3. Vastuvõttev pool peab sellele dokumendile ametlikult vastama. Näiteks resolutsiooni kujul.
4. Dokument tuleb säilitada arvestades kehtestatud arhiivinõudeid.
Kõige sagedamini peab töötaja sisemist kirjavahetust avalduste, ametlike ja memode abil ning tööandja - teatiste vormis. Sisekirjavahetuse dokumente ei vormistata mitte ainult siis, kui on vaja vahetada ametlikke teateid töötajate vahel, vaid ka osakonnajuhatajate ja töötajate, ühe osakonna juhatajate ja teiste vahel jne.
Praegu toimub suurem osa sellest kirjavahetusest elektrooniliselt, e-posti teel. Selliste sõnumitega on äärmiselt raske tõestada, et selle elektroonilise dokumendi on loonud see konkreetne töötaja (isegi paroolide määramisel peate tõestama, et keegi peale selle konkreetse töötaja ei teadnud konkreetsele e-kirjale juurdepääsu parooli). Seetõttu on konflikti või võimaliku konflikti tekkimisel soovitatav vormistada oma allkirjaga tõendavad dokumendid paberkandjal ja registreerida end ametniku kaudu dokumendi registreerimise eest vastutavas ettevõttes.
Sellisele kirjavahetusele on võimalik anda juriidiline jõud, kui töötaja prindib elektroonilised sõnumid välja ja ametnik need registreerib. Lisaks peavad ettevõtte sisedokumendid (kohalikud siseeeskirjad) fikseerima just sellise teabevahetuse viisi, aga ka sõnumite kontrollimise sageduse, kui suhtlusmehhanismi.
Tööandja huvides on töötajate isiklikud avaldused käsitsi täidetud. Tavaliselt kasutavad organisatsioonid näidisvorme, milles tuleb käsitsi täita vähemalt töötaja allkiri ja avalduse allkirjastamise kuupäev. Sageli tõlgendatakse sellist avalduste vormistamist kohtukonfliktis kui töötajale avaldatavat survet.
Põhimõtteliselt saab avalduse koostada ka automaatselt, kuid siiski prinditakse see pärast seda välja ja allkirjastatakse selle avalduse koostaja poolt.
Võttes arvesse ülaltoodud dokumentidele juriidilise jõu andmise korda, on taotluses soovitav lisada järgmised andmed:
1. Dokumendi nimi on "Väljavõte".
2. Adressaat - kellele avaldus saadetakse, märkides ametikoha konkreetses organisatsioonis, täisnimi. ametnik.
3. Koostaja - kellelt see saadetakse, märkides ametikoha ja täisnime. tööline.
4. Avalduse tekst.
5. Taotluse koostaja allkiri.
6. Taotluse esitamise kuupäev.
7. Kooskõlastusallkirjad (kõige sagedamini koos struktuuriüksuse juhiga - vajadusel). See rekvisiit on valikuline. Seetõttu määravad selle olemasolu konkreetses organisatsioonis selliste dokumentidega töötamise põhimõtted.
8. Taotluse registreerimisnumber. Dokumendile määratakse number vastavalt sissetulevate dokumentide ajakirjale (või mõnele muule ajakirjale, olenevalt registreerimissüsteemi ülesehitusest konkreetses organisatsioonis), märkides numbri, dokumendi vastuvõtmise kuupäeva ja vastutava isiku allkirja. (näiteks sekretär). Nende dokumentide saamise eest vastutav isik paneb numbri üles.
9. Isiku otsus, kellele taotlus oli suunatud või kes on volitatud konkreetset küsimust lahendama. Otsus peab sisaldama omakäelist allkirja, kuupäeva ja taotluse väljastamise kohta tehtud haldusotsust, milles on märgitud konkreetne ametnik (tema perekonnanimi või lihtsalt osakond), kellele see korraldus saadetakse, ja (vajadusel) kuupäev, milleks korraldus saadetakse. resolutsioonis märgitud tuleb täita.
10. Pärast käesoleva avalduse alusel personalitoimingute läbiviimist saab sellele teha märke pealiku korralduse täitmise kohta. Need kinnitatakse reeglina dokumendi kujundusosa allserva vasakule või mis tahes vabasse kohta.
11. Selle juhtumi numbril, millele käesolev avaldus saadeti, võivad olla märgid.
Tööandja kirjutab teateid selleks, et töötajat millestki teavitada. Näiteks hoiatada teda kavandatava personali vähendamise eest (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 180), eelseisva korralise iga-aastase puhkuse eest vastavalt ettevõtte puhkusegraafikule (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 123) , töölepingu tingimuste eelseisva muudatuse kohta (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 74), töötajaga tähtajalise töölepingu lühendamise kohta (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 79). Vene Föderatsioon) jne.
Ametlikud teated tööseadusandluses sätestatud korra järgimiseks tuleb vormistada ainult paberkandjal, kuna need dokumendid kinnitavad kehtestatud korrast kinnipidamist ja töötaja kinnitab selle teate kättesaamist reeglina dokument ise.
Teatises on kõik samad üksikasjad, mis peaksid olema igal personalidokumendil.
Tihti antakse sisekirjavahetuse dokumendid ametnikele üle koopiate või duplikaatidena, eelkõige juhul, kui originaaldokument saadetakse kõrgemale ametnikule või kantakse toimikusse, kuid dokumendiga tuleb teha täiendavaid toiminguid.
Dokumendi koopia võib olla faksimiil või tasuta. Faksikoopia reprodutseerib kogu dokumendi sisu ja kogu selle väliseid märke- originaalis (sealhulgas allkiri ja pitser) või nende osades sisalduvad andmed, eelkõige nende asukoht. Tasuta koopia luuakse kirjutusmasinal (printeril), sisaldab kõiki dokumendi üksikasju, kuid ei pruugi selle vormi korrata.
Dokumentide eest vastutav töötaja kinnitab koopiad. Koopiate kinnitamine vormistatakse, lisades sellele sõna "Tõene" või "Koopia on õige" ning märkides allkirja, selle ärakirja ja vastutava isiku kuupäeva. Tõend kinnitatakse reeglina dokumendi formaalse osa allossa suvalisele vabale kohale.
Kui dokument esitatakse teistele organisatsioonidele, tuleb dokumentide koopiad (nende väljavõtted) lüüa templiga.
Duplikaat – ametliku dokumendi korduv koopia, millel on originaali juriidiline jõud.
Masinkandjal olevat originaaldokumenti saab muuta ainult muudatuste sisu ja põhjuse kohustusliku registreerimisega dokumendi koostanud organisatsioon ning tehtud muudatuste eest vastutav isik.
Muudatuste registreerimist teostab dokumendikirje loonud organisatsioon.
Kui originaalis tehakse muudatusi, tuleb märkida muudatuste põhjused, nende sisseviimise kuupäev ja kellaaeg, muudatuse teinud ametniku ametikoht ja allkiri ning selle ärakiri.
Organisatsioon, mis lõi algdokumendi aadressil elektrooniline meedia või on kohustatud teatama kõikidest muudatustest dokumendi kasutajaorganisatsioonidele, saates kaaskirja, mis sisaldab teavet muudatuste kohta ja mis sisaldab koos punkti 2.1 kohaste nõutavate andmete äranäitamisega järgmist teavet:
muudatuste põhjuse märge;
muudatuste tegemise aeg;
Ametniku allkiri.
Vajadusel võib kaaskiri sisaldada originaaldokumendi koostanud organisatsiooni templit või pitsatit masinakandjal või masinprogrammil.
4.4. Masinkandjal oleva dokumendi duplikaadi (koopia) või kasutaja valduses oleva masingrammi muutmine toimub ainult masinkandjal või masingrammil dokumendi loonud organisatsiooni teate alusel.
4.5. Muudetud originaaldokument, samuti muudetud dokumendi duplikaat ja koopiad jäävad kehtima, kui muudatused on tehtud käesoleva standardi nõuete kohaselt.