Aşağıda sadalanan və GOST 6.10.4-84-ə uyğun olan, icrası üçün tələblərə cavab verən kompüter daşıyıcılarına dair sənəd hüquqi qüvvəyə malikdir.
Kompüter daşıyıcılarında sənəd QOST 12065-74, QOST 20598-80, QOST 8303-76, QOST 25752-83, QOST 25764-83, QOST 6.10.1-80, GOST 6.10, QOST 6.10.3-83, QOST 2.003-77, QOST 2.301-77 - QOST 2.034-77, QOST 1977-74, GOST 1978-74 və məlumat bütün təsnifatlara uyğun olaraq kodlanır. texniki və iqtisadi məlumatlardan ibarətdir. Ümumittifaq təsnifatçıları olmadıqda zəruri məlumatlar Qeydə alınmış sahələrarası təsnifatçıların kodlarından istifadə etməyə icazə verilir.
Tipoqram tələblər nəzərə alınmaqla yaradılmalıdır dövlət standartları vahid sənədləşmə sistemlərinə.
Sənədin kompüter daşıyıcılarına yazılması və tipoqramın yaradılması rabitə kanalları vasitəsilə avtomatik qeyd aparatlarından alınan ilkin (ilkin) sənədlərdə qeydə alınan məlumatlar əsasında və ya məsələnin avtomatlaşdırılmış həlli prosesində həyata keçirilməlidir.
Kompüter daşıyıcılarında və ya tipoqrafik sənəddə aşağıdakı məcburi rekvizitlər olmalıdır:
Təşkilatın adı - sənədin yaradıcısı;
Sənədi yaradan təşkilatın yeri və ya poçt ünvanı;
Sənədin adı;
Sənədin hazırlanma tarixi;
Kompüter daşıyıcılarında və ya çap edilmiş sənəddə sənədin düzgün tərtib edilməsinə cavabdeh olan şəxsin kodu və ya bir qayda olaraq, sənədi təsdiq edən şəxsin kodu.
Kompüter daşıyıcılarında məcburi sənəd təfərrüatları detalların aydın şəkildə müəyyən edilməsinə imkan verən şəkildə yerləşdirilməlidir.
Maşın diaqramının məcburi detalları vahid sənədləşdirmə sistemləri üçün dövlət standartlarının tələblərinə uyğun olaraq çap edilməli və yerləşdirilməlidir.
"Sənədi yaradan təşkilatın adı" təfərrüatı aşağıdakı formada yazılmalıdır: Müəssisə və Təşkilatların Ümumittifaq Təsnifatına (OKPO) uyğun olaraq eyniləşdirmə kodu və təşkilatın adı. Müəyyən edilmiş qısaldılmış adlardan istifadə etməyə icazə verilir.
Hüquqları olmayan təşkilatlar üçün hüquqi şəxs, tabe olduqları təşkilatın OKPO kodunu göstərməlisiniz.
“Sənədi yaradan təşkilatın yerləşdiyi yer” rekviziti aşağıdakı formada yazılmalıdır: “SSRİ və müttəfiq respublikaların inzibati ərazi bölgüsü obyektlərinin təyin edilməsi sistemi, habelə ümumittifaq təsnifatçısı” üzrə eyniləşdirmə kodu. yaşayış məntəqələri” və təşkilatın yerləşdiyi ərazinin adı.
“Sənədin adı” təfərrüatı aşağıdakı formada yazılmalıdır: ümumittifaq sənədləri və ya sənaye (idarə), respublika idarəetmə sənədlərinin təsnifatçısı - sənaye (idarə), respublika sənəd formaları üçün.
"Sənədin hazırlanma tarixi" təfərrüatı GOST 6.38-72 tələblərinə uyğun olaraq qeyd edilməli və sənədin qeydiyyata alınma vaxtı göstərilməlidir ki, bu da onu maşın protokolu ilə eyniləşdirməyə imkan verir.
“Sənədin kompüter daşıyıcılarında və tipoqrammada düzgün tərtib edilməsinə cavabdeh olan şəxsin kodu” və ya “Sənədi təsdiq edən şəxsin kodu” rekvizitləri aşağıdakı formada yazılmalıdır: şəxsiyyət kodu və vəzifəsi, şəxsin soyadı. sənədin kompüter daşıyıcılarında və maşın sxemində düzgün tərtib edilməsinə görə məsuliyyət daşıyır və ya sənədi təsdiq edən şəxs. Müəyyən bir şəxs tərəfindən kodun mülkiyyəti kompüter daşıyıcılarında sənədi yaradan və ya maşın sxemini hazırlayan təşkilatda qeydiyyata alınmalı, digər şəxslərin kodlarından istifadə imkanlarını istisna edən texniki proqram vasitələri və təşkilati şərait yaradılmalıdır.
Müəyyən bir kompüter sisteminin standart proqram təminatı ilə alınmış kompüter daşıyıcılarında və mətbəələrdə sənədlərin əsli, dublikatları və surətləri bu Standartın tələblərinə uyğun tərtib edildikdə eyni hüquqi qüvvəyə malikdir.
Kompüter daşıyıcısındakı sənədin orijinalı, bu sənədin orijinal olduğunu göstərən bir sənədin kompüter daşıyıcısında ilk dəfə qeydidir.
Maşınoqramın orijinalı kompüter texnologiyası vasitəsi ilə çap edilmiş və bu sənədin əsli olduğunu göstərən sənədin kağız üzərindəki ilk nüsxəsidir.
Yadda saxlamaq lazımdır ki, GOST R 6.30-97-yə uyğun olaraq sənədin elektron surətinin identifikatoru sənədin hər bir səhifəsinin aşağı sol küncündə yerləşdirilən və kompüterdə faylın adını ehtiva edən işarədir (alt-bilgi). media, tarix və təşkilatda quraşdırılmış digər axtarış məlumatları.
Kompüter daşıyıcısındakı sənədin dublikatları kompüter daşıyıcısındakı sənədin zaman baxımından daha yeni, məzmunca orijinal və bu sənədlərin dublikat olduğunu göstərən qeydlərdir.
Maşınoqramın dublikatlarının hamısı sonradan, onların dublikat olduğunu göstərən kağız üzərində məzmun çaplarında orijinaldır.
Sənədin kompüter daşıyıcısındakı və ya mashinoqramdakı nüsxələri orijinaldan və ya dublikatdan kompüter daşıyıcısında və ya maşinoqramdan başqa saxlama daşıyıcısına köçürülmüş, məzmunca orijinal olan və bu sənədlərin surət olduğunu göstərən sənədlərdir.
Dublikatlar və surətlər kompüter daşıyıcılarında və ya çap edilmiş sənəddə orijinal sənəddə olan məcburi təfərrüatları saxlamalıdır.
33-cü mövzu haqqında ətraflı.. MAŞINDA DAŞINMALARA İLİŞKİN SƏNƏDLƏRƏ HÜQUQİ QÜBƏT VERİLMƏSİ:
- Kompüter məlumatlarına qanunsuz daxil olma hallarının araşdırılması
- 33.. MAŞIN DAŞINMASINA BAĞLI SƏNƏDLƏRƏ HÜQUQİ QÜBƏT VERİLMƏSİ
- Mövzu 17. Borca və ödəniş sənədlərinə icra qüvvəsinin verilməsi
- Xaricdə tərtib edilmiş sənədlərin notarius tərəfindən qəbulu. Apostilin forma və məzmununa dair anlayış və tələblər
Rəhbərliyə sənəd dəstəyinin məqsədlərindən biri təşkilatın fəaliyyətini sübut etməkdir. Yalnız bəzən hansısa hərəkət və ya qərar üçün mübahisə etmək, şirkətin həyatında hansısa hadisəni sübut etmək üçün və sənədləşmə işləri aparılır. Ancaq hər bir sənəd sübut ola bilməz, ancaq sözdə hüquqi qüvvəyə malik olan bir sənəd. Sənədin hüquqi qüvvəsi nədir və ona necə nail olmaq olar, məqalədə başa düşəcəyik.
Sənədin hüquqi qüvvəsi
Sənədin hüquqi qüvvəsi: səbəb olan rəsmi sənədin mülkiyyəti hüquqi nəticələr. Bu tərif tərəfindən verilir.
Yəni hüquqi əhəmiyyət kəsb edən sənəd məhkəməyə sübut kimi təqdim oluna bilər, müqaviləyə əlavə oluna və ya hər hansı yoxlama zamanı təqdim oluna bilər. İndi gəlin görək hüquqi qüvvəsi olan sənədləri olmayanlardan necə fərqləndirilir.
Hüquqi qüvvə verən təfərrüatlar
Sənədə hüquqi qüvvə verən əsas rekvizitlər (“birinci sifariş”) imza və.
İstənilən sənədi imzalamaq hüququna yalnız buna səlahiyyəti olan məmur malikdir. Məsələn, baş direktor öz şirkətində istənilən sənədi imzalaya bilər. Kadrlar üzrə direktor bütün və ya bəzi kadr sənədlərini imzalaya bilər, lakin onun bunu etmək üçün etibarnaməsi olduqda. Və etibarnamə eyni baş direktor tərəfindən verilir və imzalanır. Şöbə müdiri, məsələn, yalnız onun şöbəsinə aid olan göstərişləri imzalaya bilər. Amma bunu etmək hüququnu yenidən ona şirkət rəhbəri verib. Eyni şey təsdiq üçün də gedir.
Bir sənəddə imza və ya təsdiq möhürü ola bilər.
Sənədin hüquqi qüvvəsinin də asılı ola biləcəyi “ikinci dərəcəli” rekvizit sənədin qeydiyyat məlumatlarıdır (,). Buraya sənəd forması da daxildir, özü də rekvizit olmasa da, eyni anda bir neçəsini birləşdirən. Eyni zamanda nəzərə alın: imza/təsdiq möhürü olmayan sənəd qeydiyyatdan keçsə də, blankda çap olunsa da, heç bir hüquqi qüvvəyə malik olmayacaq.
Sənədin surətinin hüquqi qüvvəsi
Öz-özünə heç nə hüquqi qüvvə malik deyil. Nüsxəyə sertifikat işarəsi qoysanız, hər şey dəyişir. Nişan o deməkdir ki, bu xüsusi nüsxə tamamilə orijinala bərabərdir və buna görə məsuliyyət daşıyan konkret bir şəxs var - o, nişanı imzalayır.
Elektron sənədin hüquqi qüvvəsi
Birmənalı və sarsılmaz olaraq, elektron sənəd yalnız bir halda hüquqi qüvvəyə malikdir: əgər o, gücləndirilmiş ixtisaslı imza ilə imzalanmışdırsa rəsmi. Bu imzalar xüsusi səlahiyyətli sertifikatlaşdırma orqanlarında qeydə alınır.
Təşkilat səviyyəsində, müvafiq yerli qaydalar çıxarmaqla, işçinin hesabından edilən hərəkətin hüquqi qüvvəyə malik olduğunu müəyyən etmək mümkündür. Məsələn, bir işçi əvvəlcə istifadəçi adı və şifrə ilə sistemə daxil olaraq EDMS-də bir tapşırığı qəbul edərsə. Ancaq bu yalnız şirkət daxilindədir: in xarici mühit Bu hərəkəti edənin məhz bu şəxs olduğunu sübut etmək mümkün olmayacaq.
Nəticə veririk: yalnız orijinal kağız sənədlər və onların təsdiq edilmiş surətləri, eləcə də təkmilləşdirilmiş elektron imza ilə imzalanmış elektron sənədlər hüquqi qüvvəyə malikdir.
Kadrlar şöbəsinin sənəd dövriyyəsini formalaşdırmaq
* zəruri kadr sənədlərinin siyahısı, kadr sənədlərinin növləri və növləri
* halların siyahısı
* sənədlərin işlərə qruplaşdırılması
sənədlərin hüquqi qüvvəsini verən kadr sənədlərinin hazırlanmasına dair tələblər
- Davamlı 1 dizayn variantı
* kadrların uçotunun aparılması üçün təlimatlar
* kadr xidməti fayllarının təşkilatın arxivinə köçürülməsi üçün hazırlanması, saxlama müddətləri
* kadr uçotunun aparılmasına dair tələblərin pozulmasına görə işəgötürənin məsuliyyəti
Kadr uçotunun aparılması üçün tələblər hansılardır?
Kadr uçotunun ixtisaslı idarə edilməsi sənədlərin hazırlanması üçün müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq bütün kadr məsələlərinin sənədləşdirilməsini nəzərdə tutur. haqqında məlumatların sənədləşdirilməsi tələbi müəyyən qaydalar"İnformasiya, informasiya texnologiyaları və məlumatların mühafizəsi haqqında" 27 iyul 2006-cı il tarixli 149-FZ nömrəli Federal Qanunla müəyyən edilmişdir.
149-FZ saylı Federal Qanunun 11-ci maddəsindən:
- -Qanunvericilik Rusiya Federasiyası və ya tərəflərin razılığı ilə məlumatların sənədləşdirilməsinə dair tələblər müəyyən edilə bilər.
- - Federal icra hakimiyyəti orqanlarında məlumatların sənədləşdirilməsi Rusiya Federasiyası Hökuməti tərəfindən müəyyən edilmiş qaydada həyata keçirilir. Digər dövlət orqanları və orqanları tərəfindən müəyyən edilmiş işgüzar iş və sənəd dövriyyəsi qaydaları yerli hökumətöz səlahiyyətləri daxilində federal icra hakimiyyəti orqanları üçün iş və sənəd dövriyyəsi baxımından Rusiya Federasiyası Hökuməti tərəfindən müəyyən edilmiş tələblərə uyğun olmalıdır.
İdarəetmə fəaliyyəti üçün sənədlərin hüquqi qüvvəsi çox vacibdir, bu, sənədlərin onlarda olan məlumatların həqiqi sübutu ola biləcəyini təsdiqləyir; Məhkəmə təcrübəsi, bir təşkilatın müvafiq GOST-un tələbləri pozulmaqla tərtib edilmiş düzgün tərtib edilməmiş kadr sənədləri səbəbindən işi itirdiyi bir çox nümunə bilir, çünki onlar məhkəmədə yazılı sübut kimi qəbul edilmir və heç bir hüquqi qüvvəyə malik deyildir. Bu, əmək münasibətlərində (xüsusilə işdən çıxarılma vəziyyətində) kadr uçotunun idarə edilməsinin bütün formal incəliklərinə riayət etmək lazım olduğunun başqa bir təsdiqidir.
Sənədlərin hazırlanması qaydaları
Sənədi düzgün tərtib etmək üçün əvvəlcə onun hansı sənədlər qrupuna və ya sənədləşmə sisteminə aid olduğunu müəyyən etməlisiniz.GOST R 51141-98-in 2.1-ci bəndinə uyğun olaraq sənədləşmə sistemi mənşəyinə, məqsədinə, növünə, fəaliyyət dairəsinə və onların icrasına dair vahid tələblərə əsasən bir-biri ilə əlaqəli sənədlər toplusu kimi tanınır.
Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartının 30 dekabr 1993-cü il tarixli 299 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş OK 011-93 Ümumrusiya İdarəetmə Sənədlərinin Təsnifatına uyğun olaraq, kadr sənədlərinin idarə edilməsi iki sənəd sistemini əhatə etməlidir:
- təşkilati və inzibati sənədlərin vahid sistemi;
- ilkin uçot sənədlərinin vahid sistemi (əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün sənədlər qrupu).
Sənədlərin hazırlanması qaydaları təşkilati və inzibati sənədlər sisteminə daxil edilmiş, GOST R 6.30-2003 ilə müəyyən edilmişdir, Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartının 3 mart 2003-cü il tarixli 65-st nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmişdir.
Bu standart sənəd rekvizitlərinin və sənəd formalarının hazırlanmasına dair tələbləri müəyyən edir.
İstifadə və doldurma üçün göstərişlər vahid formalar(İşçilərin uçotu üçün 19 forma və iş vaxtından istifadənin uçotu üçün 11 forma və əmək haqqı üçün işçilərlə hesablaşmalar) əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün ilkin mühasibat sənədləri Rusiya Federasiyası Dövlət Statistika Komitəsinin 2009-cu il tarixli 20-ci nömrəli qərarında verilmişdir. 5 yanvar 2004-cü il, N 1.
Bununla belə, GOST R 6.30-2003 30 yazıdan ibarət olan təfərrüatların siyahısını təqdim edir, təəssüf ki, hansı yazıların sənədə hüquqi qüvvə verdiyini göstərmir; Bununla belə, bütün yazılar sənədin hüquqi qüvvəsinə təsir etmir.
Beləliklə, standart “Vahid sənədləşdirmə sistemləri. Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartının 9 oktyabr 1984-cü il tarixli 3549 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş kompüter texnologiyası ilə yaradılmış kompüter daşıyıcıları və machinograms sənədlərinə hüquqi qüvvənin verilməsi QOST 6.10.4.-84, tərkibinə tələbləri müəyyən edir. kompüter daşıyıcılarında sənədlərə hüquqi qüvvə verən detallar və kompüter texnologiyası ilə yaradılmış maşınoqramma.
Bunlara aşağıdakılar daxildir: sənədi yaradan təşkilatın adı;
sənədi yaradan təşkilatın yeri və ya poçt ünvanı;sənədin adı; .
sənədin hazırlanma tarixi;
kompüter daşıyıcılarında və ya çap edilmiş sənəddə sənədin düzgün tərtib edilməsinə cavabdeh olan şəxsin kodu və ya bir qayda olaraq, sənədi təsdiq edən şəxsin kodu.
Bundan əlavə, sənədləri hazırlayarkən istifadə olunan detalların tərkibini sadalayan GOST R 6.30-2003 bu anlayışı müəyyən etmir. Tərifdə GOST R 51141-98 var, ona görə sənəd detalları tələb olunan element rəsmi sənədin qeydiyyatı (QOST R 51141-98-in 2.1-ci bəndi).
Sənədlərin hüquqi qüvvəsinin verilməsi
Sənədin hüquqi qüvvəsi hər bir sənəd növü üçün müəyyən edilmiş rekvizitlər toplusu və standarta uyğun formada icrası ilə təmin edilir.Yadda saxlamaq lazımdır ki, müxtəlif sənədlər müxtəlif detallar dəstindən ibarətdir və bir sənəd tərtib edərkən GOST-da təsvir olunan bütün detallardan istifadə etmək lazım deyil. Bəzi təfərrüatlar bir-birini istisna edir, məsələn, "Təşkilat haqqında arayış məlumatları" təfərrüatı yalnız hərflərlə göstərilir, blankda isə "Sənəd növünün adı" yazılmır. Sənədlərin hazırlanması və işlənməsi prosesində tələb olunan rekvizitlərin tərkibi sənədin məqsədi və onun işlənməsi ilə tələb olunarsa, digər rekvizitlərlə də əlavə edilə bilər. Vahid sənəd formalarına əlavə təfərrüatlar daxil edə bilərsiniz. Məsələn, işçilərin işə qəbulu və işdən çıxarılması üçün əmrlərin formasına “kadrlar şöbəsinin müdirinin imzası”, “birbaşa rəhbərin imzası” rekvizitlərini əlavə edin. Bununla belə, vahid formalardan fərdi təfərrüatların silinməsinə icazə verilmir.
Detalların tərkibi konkret sənədi xarakterizə edən sənədin yaradılması məqsədləri, onun məqsədi, bu sənədin məzmunu və formasına dair tələblər və sənədləşmə üsulu ilə müəyyən edilir.
Detalların tərkibini və onların icrasına dair tələbləri müəyyən edən əsas sənəd GOST R 6.30-2003-dür.
Bu sənəd təşkilati və inzibati sənədlərin - fərmanların, sərəncamların, göstərişlərin, məktubların, protokolların, aktların və OK 011-93 (OKUD)-ə daxil edilmiş digər sənədlərin hazırlanmasında və icrasında istifadə olunan aşağıdakı detalları müəyyən edir:
Sənəd formasının kodu və Ümumrusiya İdarəetmə Sənədlərinin Təsnifatına (OKUD) uyğun olaraq əlavə olunur. OKUD edir ayrılmaz hissəsidir Texniki, iqtisadi və sosial məlumatların təsnifatı və kodlaşdırılmasının vahid sistemi və vahid sənədləşdirmə sistemlərini və xalq təsərrüfatında istifadə üçün təsdiq edilmiş sənədlərin formalarını əhatə edir.
Təşkilatın emblemi və ya ticarət nişanı(xidmət nişanı) Nizamnaməyə (təşkilatın əsasnaməsinə) uyğun olaraq təşkilatın blankında yerləşdirilir.
Təşkilat kodu (OKPO) Müəssisə və Təşkilatların Ümumrusiya Təsnifatına uyğun olaraq daxil edilir.
OGRN- hüquqi şəxsin əsas dövlət qeydiyyat nömrəsi vergi orqanları tərəfindən verilmiş sənədlərə uyğun olaraq verilir.
INN/KPP- vergi ödəyicisinin eyniləşdirmə nömrəsi/uçota alınması üçün səbəb kodu vergi orqanları tərəfindən verilmiş sənədlərə uyğun olaraq daxil edilir.
Təşkilatın adı sənədin müəllifi olan , onun təsis sənədlərində təsbit edilmiş adına uyğun olmalıdır. Təşkilatın adının üstündə qısaldılmış adı, o olmadıqda isə əsas təşkilatın tam adı (varsa) göstərilir. Təşkilatın qısaldılmış adı təşkilatın təsis sənədlərində təsbit edildiyi hallarda verilir. Qısaldılmış ad (mötərizədə) tam adın altında və ya arxasında yerləşdirilir. Rusiya Federasiyasının dövlət dili (rus dili) ilə yanaşı, Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarının dövlət dilinə malik olan Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarının təşkilatlarının adları iki dildə çap olunur.
Filialın, ərazi idarəsinin, nümayəndəliyin adı sənədin müəllifidirsə göstərilir və təşkilatın adından aşağıda yerləşir.
Təşkilat haqqında əsas məlumatlar daxildir daxildir: poçt ünvanı; telefon nömrəsi və təşkilatın qərarı ilə digər məlumatlar (faks nömrələri, teleks nömrələri, bank hesabları, e-poçt ünvanı).
Təşkilat tərəfindən tərtib edilən və ya dərc edilən sənəd növünün adı nizamnamə (təşkilatın əsasnaməsi) ilə müəyyən edilməli və OKUD tərəfindən nəzərdə tutulmuş sənədlərin növlərinə uyğun olmalıdır (sinif 0200000). Məsələn, “Daxili əmək qaydaları”, “iş təsviri”.
Sənədin tarixi onun imzalanma və ya təsdiq olunma tarixi, protokol üçün - iclasın (qərarın qəbul edilməsi) tarixi, akt üçün - tədbirin keçirilmə tarixi.
İki və ya daha çox təşkilat tərəfindən verilən sənədlər eyni (tək) tarixə malik olmalıdır.
İcazə verilir sənəd tarixini formatlaşdırmağın iki yolu: rəqəmsal və ya şifahi-rəqəmsal.
Rəqəmsal üsulla sənədin tarixi ərəb rəqəmləri ilə ardıcıllıqla yazılır:
ayın, ayın, ilin günü. Ayın və ayın günü nöqtə ilə ayrılmış iki cüt ərəb rəqəmi ilə yazılır; il - dörd ərəb rəqəmi.
Məsələn, 5 fevral 2011-ci il tarixi aşağıdakı qeyd kimi formatlaşdırılmalıdır: 02/05/2011.
Tarixi ardıcıllıqla formatlaşdırmaq mümkündür: il, ay, ayın günü, məsələn, 2011.02.05.
Bu format tarixləri tapır geniş tətbiq arxivlərdə – rəflərdə, qovluqlarda və digər sənədlərdə tarixlər “əks” ardıcıllıqla yazılır.
Verbal-rəqəmsal metodda tarix belə formatlaşdırılmalıdır: 05 fevral 2011-ci il.
Sənədin qeydiyyat nömrəsi ibarətdir onun seriya nömrəsindən, təşkilatın mülahizəsinə əsasən işlərin nomenklaturasına uyğun iş göstəricisi, müxbir, icraçılar haqqında məlumatla əlavə oluna bilər.
İki və ya daha çox təşkilatın birgə nəşr etdiyi sənədin qeydiyyat nömrəsi sənəddə müəlliflərin göstərildiyi ardıcıllıqla kəsik işarəsi ilə ayrılmış bu təşkilatların hər birinin sənədinin qeydiyyat nömrələrindən ibarətdir.
Sənədin qeydiyyat nömrəsi müvafiq qeydiyyat vərəqində edilən qeyd əsasında verilir.
Qeydiyyat vərəqələrinin aşağıdakı növləri fərqləndirilir: qeydiyyat və nəzarət kartları (RCC); jurnallar (kitablar); ekran formaları (kompüter texnologiyalarından istifadə edərkən). Bəzi jurnal və kitabların formaları rəsmi orqanlar tərəfindən təsdiq edilir. Məsələn, əmək kitabçalarının və onlar üçün əlavələrin hərəkətini qeyd etmək üçün kitabın forması Rusiya Federasiyasının Əmək Nazirliyinin 10 oktyabr 2003-cü il tarixli 69 nömrəli "Əmək kitabçalarının doldurulması üçün təlimatların təsdiq edilməsi haqqında" qərarı ilə təsdiq edilmişdir. .”
Ancaq əksər formalar
öz mülahizənizlə hazırlanmışdır işəgötürən. Sənəd formalarına Sənəd Formaları səhifəsində baxmaq olar
Qeydiyyatdan keçməmiş sənədin hüquqi qüvvəsi yoxdur!!! Qeydiyyat nömrəsinə və tarixinə keçid
sənədə cavab verilməli olan sənədin qeydiyyat nömrəsi və tarixi daxildir. Bu detal məktublar üçün tələb olunur. Tərtib yeri
“Təşkilatın adı” və “Təşkilat haqqında arayış məlumatları” rekvizitlərindən istifadə etməklə onu müəyyən etmək çətin olarsa, sənədin nəşri göstərilir. Tərtib və ya nəşr yeri qəbul edilmiş inzibati-ərazi bölgüsü nəzərə alınmaqla göstərilir; Ünvan sahibi təşkilatlar, onların struktur bölmələri, vəzifəli şəxslər və ya fiziki şəxslər ola bilər. Vəzifəli şəxsə sənəd ünvanlanarkən soyaddan əvvəl baş hərflər göstərilir.
Təşkilatın adı və onun
struktur vahidi
nominativ halda göstərilir. Sənədin ünvanlandığı şəxsin vəzifəsi tarixi işdə göstərilir;
Məsələn:
Baş direktor
ASC "Parus"
V.A. Laptev
və ya
Mayak MMC
Mühasibat uçotu
Hüquqi qüvvə rəsmi sənədin ona qüvvədə olan qanunvericiliklə, onu verən orqanın səlahiyyətləri və müəyyən edilmiş icra qaydası ilə verilmiş mülkiyyətidir. Lazımi təfərrüatların olmaması və ya onların düzgün tərtib edilməməsi sənədin hüquqi qüvvəyə malik olmamasına səbəb ola bilər (məsələn, imza və ya tarix yoxdur). Əgər mətnin başlığı və ya ifaçı haqqında qeyd yoxdursa, bu, yalnız sənədlə işləməkdə müəyyən çətinliklərə səbəb olacaq, lakin onun hüquqi əhəmiyyətinə təsir göstərməyəcəkdir.
Sənədlərin hüquqi qüvvəsini təmin edən məcburi rekvizitlər bunlardır:
təşkilatın (vəzifəli şəxsin) adı - sənədin müəllifi;
sənəd növünün adı; sənəd tarixi;
qeydiyyat nömrəsi;
sənədin təsdiq möhürü;
mətn; imza;
İmza hər hansı bir sənəd üçün məcburi tələbdir. Vəzifəli şəxs sənədi imzalamaqla məsuliyyəti öz üzərinə götürür: sənədin düzgünlüyünə görə; hər şey üçün mümkün nəticələr sənədin icrası (qüvvəyə minməsi). İmza hüququ müəyyən şəxslərə verilir və təsbit edilə bilər: müəssisənin nizamnaməsində; müəssisə haqqında əsasnamədə (struktur bölmə haqqında); ofis işləri üçün təlimatlarda; işçinin iş təsvirində; vəzifələrin bölüşdürülməsi haqqında əmrdə. Təşkilatın sənədləri direktor və ya onun müavinləri tərəfindən imzalanır. Struktur bölmələrin sənədləri onların rəhbərləri tərəfindən imzalanır. Bir sıra məsələlərdə digər işçilər, məsələn, müəssisənin aparıcı mütəxəssisləri imza atmaq hüququna malik ola bilərlər. İmza sənədin birinci nüsxəsində, zəruri hallarda isə digər nüsxələrdə, məsələn, müqavilə bağlanarkən qoyulur.
Sənədin tarixi sənədin ən vacib detallarından biridir. Sənəddə tarixin olmaması onu etibarsız edir.
Möhür hüquqi əhəmiyyətli rekvizitdir və ən vacib (və ya maliyyə) sənədlərdə vəzifəli şəxsin imzasını təsdiqləmək üçün istifadə olunur.
Möhür göstərir: sənədin həqiqiliyi və sənədin möhürdə göstərilən təşkilata mənsubiyyəti. Nəşr edilməsi aşağıdakıları nəzərdə tutan sənədlərə möhür vurulur:
- - hər hansı hüquqi nəticələr, məsələn, müəssisənin yaradılması və ya yenidən təşkili;
- - transfer kimi maddi nəticələr maddi sərvətlər, təşkilatın və ya fərdin bir şeyə hüququnun təsdiqi.
Təsdiq möhürü - bəzi sənədlər yalnız rəhbər və ya yuxarı orqan tərəfindən təsdiq edildiyi andan hüquqi qüvvə əldə edir. Təsdiq möhürü rəsmi sənədin məzmununa normativ və ya hüquqi xarakter verən rekvizitidir. Aşağıdakılar məcburi təsdiq edilməlidir: müəssisələr (filiallar) haqqında nizamnamələr, əsasnamələr; ştat cədvəlləri; yoxlama aktları, qəbul aktları; iş təsvirləri; təxminlər, biznes planlar, hesabatlar və s. səh.
Qeydiyyat nömrəsi sənədin həqiqiliyinə əlavə zəmanətdir. Sənədin bütün emal mərhələlərindən keçdiyini, qeydiyyata alındığını və bununla da müəssisənin rəsmi sənədi olduğunu göstərir. Elektron sənədə hüquqi qüvvə vermək üçün elektron rəqəmsal imza istifadə olunur. Elektron sənəd yalnız elektron rəqəmsal imzanın həqiqiliyinin yoxlanılması müsbət olduqda hüquqi əhəmiyyətli sayılır.
Elektron rəqəmsal imza (EDS) bu elektron sənədi saxtakarlıqdan qorumaq üçün nəzərdə tutulmuş, elektron rəqəmsal imzanın gizli açarından istifadə etməklə məlumatın kriptoqrafik çevrilməsi nəticəsində əldə edilmiş və imza açarının sahibini müəyyən etməyə imkan verən elektron sənədin rekvizitidir. arayış, habelə elektron sənəddə məlumatın təhrif edilməməsinin müəyyən edilməsi. Elektron sənəddəki elektron imza, aşağıdakı şərtlərə uyğun olaraq kağız sənəddəki əlyazma imzasına bərabərdir:
- - sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən verilmiş imza açarının sertifikatı elektron sənədin imzalanması zamanı etibarlıdır; elektron sənəddəki elektron rəqəmsal imzanın həqiqiliyi təsdiq edilir;
- - elektron rəqəmsal imzadan onun imza açarı sertifikatında göstərilən məlumatlara uyğun istifadə edilməsi. Bu texnologiya sayəsində elektron sənəd əldə edilir: hüquqi qüvvəyə malikdir; sənədin müəllifliyini təsdiq edən; sənəddə məlumatın təhrif edilmədiyini təsdiq edən. Kağız sənədin surətinin əslinin hüquqi qüvvəsinə malik olması üçün o, müəyyən edilmiş qaydada təsdiq edilməlidir. Bu məqsədlə “surəti şəhadətnamə nişanı” vurulur, orada: “Düzgün” sertifikat yazısı; surəti təsdiq edən şəxsin vəzifəsi; onun imzası; sertifikatlaşdırma tarixi;
- - çap (ən vacib və ya xarici sənədlər üçün). Sertifikatlaşdırma şirkətin özü və ya lazım olduqda notarius tərəfindən həyata keçirilir.
Normativ hüquqi aktlara uyğun olaraq və ya tərəflərin razılığı ilə möhürlü kağız sənəd elektron sənədə çevrildikdə vəzifəli şəxsin elektron rəqəmsal imzası ilə təsdiq edilə bilər. Müəssisələrə sertifikatlaşdırma icazəsi verilir:
- - iş və ya təhsil üçün müraciət edərkən vətəndaşların təqdim etdikləri sənədlərin surətləri;
- - işçilərin sosial problemlərinin həlli üçün sənədlərin surətləri. Müəssisədə surətlər aşağıdakılar tərəfindən təsdiq edilir: təşkilatın rəhbəri; vəzifəli şəxs (insan resursları şöbəsinin müdiri).
Təşkilatda daxili yazışmalar aşağıdakı vəzifələri həll edir:
1. Tərəflərdən birinin, işəgötürənin və ya işçinin rəyini, sorğusunu, təklifini yazılı şəkildə ifadə edir və sənədləşdirir və ya digər tərəfə məlumat vermək xarakteri daşıyır.
2. Əmək müqaviləsinə xitam verilməsi, işçilərin başqa yerə köçürülməsi, məzuniyyət üçün müraciət edilməsi və digər kadr prosedurlarının tərkib hissəsidir.
3. Əmək mübahisəsinə baxılarkən zəruri sənədli sübut kimi çıxış edir.
Daxili yazışmaların yuxarıda göstərilən bütün vəzifələri yerinə yetirməsi üçün aşağıdakı şərtlər yerinə yetirilməlidir:
1. Sənəd bütün lazımi detallar mövcud olmaqla düzgün tərtib edilməlidir.
2. Sənədin daxil olan və çıxan sənədlər jurnalına uyğun qeydiyyat nömrəsi olmalıdır.
3. Bu sənədə qəbul edən tərəfdən rəsmi cavab verilməlidir. Məsələn, qətnamə şəklində.
4. Sənəd müəyyən edilmiş arxiv tələbləri nəzərə alınmaqla saxlanılmalıdır.
Çox vaxt işçi daxili yazışmaları bəyanatlar, qeydlər və qeydlər, işəgötürən isə bildirişlər şəklində aparır. Daxili yazışma sənədləri yalnız işçilər arasında rəsmi mesajların mübadiləsi zərurəti yarandıqda deyil, həm də şöbə müdirləri və işçilər, bəzi şöbələrin rəhbərləri və digərləri arasında və s.
Hazırda bu yazışmaların əksəriyyəti elektron şəkildə, e-poçt mübadiləsi vasitəsilə həyata keçirilir. Bu cür mesajlarla bu elektron sənədin bu xüsusi işçi tərəfindən yaradıldığını sübut etmək olduqca çətindir (hətta parol təyin edərkən, bu xüsusi işçidən başqa heç kimin konkret e-poçta daxil olmaq üçün parolu bilmədiyini sübut etməli olacaqsınız). Buna görə də, münaqişə və ya mümkün ziddiyyətlər zamanı sənədləri kağız şəklində tərtib etmək, imzanızla təsdiqləmək və sənədin qeydiyyatına cavabdeh olan şirkətdə rəsmi məsul şəxs vasitəsilə qeydiyyatdan keçmək tövsiyə olunur.
İşçi elektron mesajları çap edərsə və vəzifəli şəxs onları qeydiyyata alırsa, bu cür yazışmalara hüquqi qüvvə verilə bilər. Bundan əlavə, şirkətin daxili sənədləri (daxili yerli qaydalar) işləyən rabitə mexanizmi kimi məlumat mübadiləsinin məhz bu üsulunu, habelə mesajların yoxlanılması tezliyini müəyyən etməlidir.
İşçilərin şəxsi hesabatlarının əl ilə doldurulması işəgötürənin marağındadır. Tipik olaraq, təşkilatlar ən azı işçinin imzası və ərizənin imzalanma tarixi əl ilə doldurulmalı olan şablon formalarından istifadə edirlər. Çox vaxt belə ifadələrin verilməsi məhkəmə münaqişəsində işçiyə təzyiq faktı kimi şərh olunur.
Prinsipcə, ərizə avtomatik olaraq yaradıla bilər, lakin buna baxmayaraq, bundan sonra ərizəni tərtib edən şəxs tərəfindən çap olunur və imzalanır.
Sənədlərin hüquqi qüvvəsinin verilməsi üçün yuxarıda təsvir edilmiş proseduru nəzərə alaraq ərizədə aşağıdakı rekvizitlərin olması arzu edilir:
1. Sənədin adı “Ərizə”dir.
2. Ünvan - konkret təşkilatda vəzifəsi, tam adı göstərilməklə ərizənin kimə göndərildiyi. rəsmi.
3. Kompilyator - vəzifəsi və tam adı göstərilməklə kimdən göndərilir. işçi.
4. Bəyanatın mətni.
5. Ərizə müəllifinin imzası.
6. Müraciət tarixi.
7. Təsdiq imzaları (əksər hallarda struktur bölmənin rəhbəri ilə - zəruri hallarda). Bu detal isteğe bağlıdır. Buna görə də, onun mövcudluğu müəyyən bir təşkilatda bu cür sənədlərlə işləmə prinsipləri ilə müəyyən edilir.
8. Ərizənin qeydiyyat nömrəsi. Nömrə, sənədin nömrəsini, qəbul tarixini və məsul şəxsin imzasını göstərməklə, daxil olan sənədlər jurnalına (və ya müəyyən bir təşkilatda qeydiyyat sisteminin dizaynından asılı olaraq başqa bir jurnal) uyğun olaraq sənədə verilir. (məsələn, katib). Bu sənədləri qəbul edən məsul şəxs nömrəni qoyur.
9. Müraciətin ünvanlandığı və ya konkret məsələni həll etmək səlahiyyəti olan şəxsin həlli. Qərarda bu əmrin göndərildiyi konkret vəzifəli şəxs (onun adı və ya sadəcə şöbə) və (zəruri hallarda) qərarda göstərilən əmrin verilməli olduğu tarix göstərilməklə, əl ilə imzalanmış imza, tarix və ərizə üzrə inzibati qərar olmalıdır. edam olunsun.
10. Bu ərizə əsasında kadr prosedurları həyata keçirildikdən sonra rəhbərin əmrinin icrası ilə bağlı bu barədə qeydlər aparıla bilər. Onlar adətən sənədin aşağı hissəsində solda və ya hər hansı bir boş yerə yerləşdirilir.
11. Bu ərizənin göndərildiyi iş nömrəsinin işarələri ola bilər.
İşəgötürən işçini bir şey haqqında məlumatlandırmaq üçün bildirişlər yazır. Məsələn, işçi heyətinin təklif olunan ixtisarı (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 180-ci maddəsi), şirkətin məzuniyyət cədvəlinə uyğun olaraq qarşıdan gələn növbəti illik məzuniyyət haqqında onu xəbərdar etmək (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 123-cü maddəsi). , əmək müqaviləsinin şərtlərində gözlənilən dəyişiklik haqqında (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 74-cü maddəsi), işçi ilə müddətli əmək müqaviləsinin azaldılması barədə (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 79-cu maddəsi). Rusiya Federasiyası) və s.
Əmək qanunvericiliyində nəzərdə tutulmuş prosedura riayət etmək üçün rəsmi bildirişlər yalnız kağız şəklində verilməlidir, çünki bu sənədlər müəyyən edilmiş prosedura uyğunluğu təsdiq edəcək və işçi bu bildirişin alınmasını, bir qayda olaraq, sənədin özündə təsdiqləyir.
Bildirişdə hər hansı bir kadr sənədində olması lazım olan bütün eyni detallar var.
Çox vaxt daxili yazışma sənədləri surət və ya dublikat şəklində vəzifəli şəxslərə verilir, xüsusən də sənədin əsli yuxarı vəzifəli şəxsə göndərilirsə və ya iş materiallarına verilirsə, lakin sənədlə bağlı əlavə tədbirlər görülməlidir.
Sənədin surəti faks və ya pulsuz surət ola bilər. Faks nüsxəsi sənədin məzmununu və onun bütün məzmununu tam şəkildə əks etdirir xarici əlamətlər- orijinalda (imza və möhür daxil olmaqla) və ya onların bir hissəsində olan təfərrüatlar, onların yerləşdiyi yerin xüsusiyyətləri. Pulsuz nüsxə bir yazı makinasında (printerdə) yaradılır və sənədin bütün detallarını ehtiva edir, lakin onun formasını mütləq təkrar etmir.
Sənədlərə cavabdeh olan işçi surətləri təsdiq edir. Nüsxələrin şəhadətləndirilməsi “Düzgün” və ya “Sürüş düzgündür” sözləri vurulmaqla, imzası, onun stenoqramı və məsul şəxsin tarixi göstərilməklə rəsmiləşdirilir. Sertifikatlaşdırma qeydi adətən sənədin aşağı hissəsində istənilən boş yerdə yerləşdirilir.
Sənəd başqa təşkilatlara təqdim edildikdə, sənədlərin surətləri (onlardan çıxarışlar) möhürlə təsdiqlənməlidir.
Dublikat, orijinalın hüquqi qüvvəsinə malik olan rəsmi sənədin təkrar surətidir.
Kompüter daşıyıcılarında orijinal sənədə dəyişikliklər yalnız məzmunu və dəyişikliklərin əsaslarını məcburi qeydiyyata almaqla sənədi yaradan təşkilat və edilən dəyişikliklərə görə məsul şəxs tərəfindən edilə bilər.
Dəyişikliklərin qeydiyyatı sənəd qeydini yaradan təşkilat tərəfindən həyata keçirilir.
Əslinə dəyişikliklər edildikdə, dəyişikliklərin səbəbləri, onların daxil olma tarixi və vaxtı, dəyişiklikləri etmiş vəzifəli şəxsin vəzifəsi və imzası, izahatı göstərilməlidir.
Sənədin əslini elektron daşıyıcıda yaradan və ya sənədin istifadəçi təşkilatlarını dəyişikliklər haqqında məlumatları özündə əks etdirən və 2.1-ci bəndinə uyğun olaraq məcburi rekvizitləri ehtiva edən müşayiət məktubu göndərməklə bütün dəyişikliklər barədə məlumat verməyə borcludur. aşağıdakı məlumatlar:
Dəyişikliklərin əsasının göstəricisi;
Dəyişikliklər etmək vaxtı;
Rəsmi şəxsin imzası.
Zəruri hallarda, əlavə məktubda kompüter daşıyıcılarında orijinal sənədi yaratmış təşkilatın möhürü və ya möhürü və ya çap edilmiş təsviri ola bilər.
4.4. Kompüter daşıyıcısındakı sənədin dublikatına (nüsxəsinə) və ya istifadəçinin əlində olan tipoqrafik sənədə dəyişikliklər yalnız həmin sənədi kompüter daşıyıcısında və ya mətbəə sənədində yaradan təşkilatın bildirişi əsasında həyata keçirilir.
4.5. Dəyişiklik edilmiş orijinal sənəd, habelə dəyişdirilmiş sənədin dublikatları və surətləri, bu standartın tələblərinə uyğun olaraq dəyişikliklər edildikdə hüquqi qüvvəsini saxlayır.